“Welke communicatiemiddelen zet ik in voor mijn project?”
“Schrijf jij even een briefje voor de omwonenden?” Een bewonersbrief is een bekend communicatiemiddel voor de omgeving van een bouw- of infraproject. Toch bereik je met (alleen) een bewonersbrief niet iedereen. Mensen lezen brieven niet altijd, (veel) brieven sturen is niet duurzaam en het duurt lang voordat de informatie de ontvanger bereikt. Welke communicatiemiddelen(mix) zet je dan wel in om je omgeving te bereiken? Daarvoor moet je eerst weten met wíe je gaat communiceren, wáár die doelgroepen zich bevinden, wat je doelen zijn en welke communicatiestrategie je inzet.
Omgevingsanalyse: ken je projectomgeving
Elke projectomgeving is anders. Bij het ene project communiceer je voornamelijk met omwonenden, bij een ander project zijn het vooral ondernemers of gebruikers, zoals automobilisten of treinreizigers. Niet alleen het type mensen waar je mee te maken krijgt verschilt, ook de belangen, wensen en informatiebehoefte verschillen per project. Factoren zoals achtergrond, opleidingsniveau, taal of leeftijd zijn daarnaast ook belangrijk. Een grondige omgevingsanalyse is dan ook essentieel voordat je project start.
Eerst strategie bepalen, dan nadenken over middelen
Op basis van de omgevingsanalyse en de projectdoelstellingen bepaal je de communicatiedoelen en vervolgens een concrete aanpak of strategie. Pas dan bepaal je welke communicatiemiddelen je inzet. Met welke communicatiemiddelen bereik je de verschillende doelgroepen? Welke middelen of kanalen gebruiken zij al? Waar kun je op aanhaken, welke nieuwe – offline en online – middelen zet je in? Hoe breng je informatie naar mensen toe en waar kunnen zij (extra) informatie halen?
Need-to-know en nice-to-know
Een goede communicatiestrategie maakt onderscheid tussen noodzakelijke communicatie (need-to-know) en aanvullende informatie (nice-to-know). In praktijk bestaat de need-to-know-communicatie vaak uit informatie over planning van de werkzaamheden en de bijbehorende hinder. Niet het leukste nieuws natuurlijk, maar wel noodzakelijk om je je projectomgeving niet te verrassen.
Om begrip te krijgen van je omgeving en het gevoel van hinder te beperken, helpt het om daarnaast ook achtergrondinformatie te delen, bijvoorbeeld leuke weetjes, feiten en cijfers, een toelichting op de werkmethode, afwegingen en gemaakte keuzes of een kijkje achter de schermen via foto’s, video’s, een webcam of timelapse (tip: check de blog 9 contentrubrieken voor de bouw voor een aantal voorbeelden). Het is niet zo erg als iemand de nice-to-know-informatie mist, maar het draagt wel bij aan de beleving rond je project . Het doel van de communicatie – noodzakelijk of leuk – bepaalt voor een deel welke communicatiemiddelen je inzet.
Halen en brengen
Veel mensen zoeken niet actief naar informatie over jouw project, totdat ze persoonlijk geraakt worden. Bijvoorbeeld omdat ze ’s nachts wakker liggen van de werkzaamheden, minder omzet draaien door jouw project of hun woning niet goed kunnen bereiken. Zorg dat de noodzakelijke informatie niet te missen is. Zet daarvoor bijvoorbeeld bewonersbrieven, omleidingsborden en pushmeldingen in. De aanvullende informatie – leuk om te weten – kunnen mensen ook zelf opzoeken. Bijvoorbeeld door je website te bezoeken, de BouwApp te downloaden of je te volgen op sociale media.
Communicatiemiddelen
Je kunt heel veel verschillende communicatiemiddelen inzetten. Kies voor middelen waarmee je de juiste mensen op het juiste moment bereikt en zorg voor een mix van middelen en kanalen: online en offline. Herhaling van informatie is belangrijk: mensen ontvangen op een dag zoveel informatie, dat ze niet alles (direct) onthouden.
Mogelijke communicatiemiddelen
- Advertentie in huis-aan-huis-bladen
- Ansichtkaart (met QR-code?)
- Apps als Nextdoor
- Attentheidsactie
- Bewegwijzering
- Bewonersbrief
- Bestaande appgroepen/Facebookgroepen
- Bijeenkomst
- BouwApp
- Bouwbord
- Bouwhekdoek
- Bouwplaatsbezoek of rondleiding
- Borden langs de weg
- Digitale muurkrant
- Digitale nieuwsbrief
- DRIP
- Driehoeksbord
- Evenement
- Factsheet
- Flyer
- Google ads
- Huis-aan-huisbezoek
En verder ter ondersteuning of verduidelijking:
- Animatievideos
- Fotografie en video
- Lesprogramma op scholen
- Omleidingskaarten
- Pictogrammen voor hinder
- Projectvideo
- Q&A
- Tevredenheidsmetingen
- Toolkit voor bedrijven
- Toekomstimpressies
- Vlogs
- Webcam/timelapse
- Infographic
- Inloopspreekuur of informatiepunt
- Intranet
- Kanalen van samenwerkingspartners
- Kliklijsten met informatie
- Maquette
- Mailadres
- Met een koffiekar de wijk in
- Navigatiesystemen met pushberichten en omleidingen (LIVIA/DIB)
- Online advertentie met targeting
- Open dag (Dag van de Bouw?)
- Persbericht in lokale media
- Projectatlas
- Projectwebsite/pagina
- Stripverhaal
- Telefoonnummer
- Uitkijkpunt/tribune
- Update op Facebook
- Update op Instagram
Maatwerk
Welke communicatiemiddelen je inzet, hangt af van de projectomgeving. Dit is altijd, voor ieder project, maatwerk. Zorg dat je doelgroepen écht bereikt, gebruik bestaande kanalen, zorg voor de juiste timing, breng informatie naar mensen toe en zorg voor een goede mix van middelen, online en offline. Natuurlijk is het ook belangrijk om tussentijds te evalueren. Per projectfase kan de informatiebehoefte veranderen, en daarnaast zijn zeker online middelen aan verandering onderhevig. Evalueer niet alleen zelf, maar vraag vooral je projectomgeving om feedback!
Hulp bij strategie en middelenmix
Wij helpen je graag om de juiste strategie en middelenmix te bepalen. Zo bereik je je doelgroepen écht, verras je niemand en bouw je zonder gedoe met je projectomgeving.
