Met wie communiceer je over je project?
Als je binnenstedelijk een project wilt realiseren, krijg je met een breed scala belanghebbenden te maken. Iedere (communicatie)doelgroep heeft zijn eigen belang en daarnaast zijn eigen wensen en behoeften als het gaat om het betrekken bij en informeren over je bouw- of infraproject. Sommige belanghebbenden willen meedenken of zelfs meebeslissen, anderen willen vooral geïnformeerd worden. Het is dus goed om hier ruim voordat de uitvoering start over na te denken. Met welke doelgroepen krijg je te maken, met wie communiceer je over je bouwproject? Ik geef je een niet-uitputtende lijst in deze blog.
Omgevingsanalyse
Voordat we je communicatiestrategie kunnen bepalen, is het belangrijk te weten met wie we tijdens en rond een project te maken krijgen. Maar ook wat ieders belang is en welke behoeften iedereen heeft. En hoe we al die verschillende doelgroepen vervolgens kunnen bereiken: op een manier dat de ontvanger zich gehoord en begrepen voelt, in een taal die de ontvanger begrijpt en aanspreekt en via kanalen of middelen die de ontvanger ook daadwerkelijk gebruikt. Pas als we dat weten, kunnen we er ook daadwerkelijk iets mee. Daarom starten wij een communicatie- of participatietraject altijd met een omgevingsanalyse.
In een omgevingsanalyse brengen we de (externe) factoren in kaart waar een bouwproject mee te maken krijgt. Soms heb je daar invloed op, maar vaak ook niet. In een omgevingsanalyse komt naar voren:
- Hoe de – steeds veranderende – projectomgeving eruit ziet;
- Welke stakeholders een belang bij jouw bouwproject hebben (of juist niet);
- Met welke doelgroepen je als project te maken krijgt;
- Hoe het sentiment rondom het project en/of jouw organisatie is;
- Welke wensen en behoeften er zijn;
- Op welke manier al die groepen bij het project betrokken willen worden.
Met deze informatie kun je als organisatie of project proactief en vroegtijdig inspelen op kansen en maatregelen treffen om de risico’s te beheersen of zelfs te voorkomen.
Met wie communiceer je over je project?
Uit de omgevingsanalyse komt naar voren komen met wie we te maken krijgen tijdens je project. Of wie hinder gaan ervaren van jouw project. Op basis daarvan kunnen we bepalen met wie we communiceren tijdens en over het project en op welke manier. Globaal zien we zes categorieën, met daaronder een aantal verschillende belanghebbenden:
- Overheden: gemeente, provincie, waterschap, natuurbeheer;
- Individuen en belangengroepen: omwonenden, gebruikers, reizigers, weggebruikers, scholieren;
- Belangenverenigingen: Fietsersbond, natuurorganisaties, ROVER;
- Bedrijven en organisaties: bedrijven, winkeliers, nood- en hulpdiensten, woningcorporaties;
- Publieke sector: scholen, nutsbedrijven, zorginstellingen;
- Interne organisatie: medewerkers, samenwerkingspartners, financiers, opdrachtnemer, adviseurs.
Participatieniveaus
Als we inzichtelijk hebben met wie we als project te maken krijgen, kunnen we vervolgens kijken wie welke rol heeft: wie op welke manier participeert in het project. Dat bepaal je overigens lang niet voor alle doelgroepen zelf. Bijvoorbeeld door wet- en regelgeving. Participeren – betrokken zijn – kan op een aantal niveaus:
- Informeren: als opdrachtgever vertel je de omgeving op een open en eerlijke manier wat er gaat gebeuren en wat dit voor iemand betekent. Ik vind dit eigenlijk geen participatie, het is immers eenrichtingsverkeer;
- Raadplegen: je legt je conceptplan – bijvoorbeeld in een paar varianten/opties – voor aan de omgeving en past het plan waar mogelijk aan op basis van de feedback uit de omgeving. De feedback is hier niet bindend;
- Adviseren: je gebruikt de kennis en ervaring van en houdt rekening met de mening van de omgeving om tot een eerste plan te komen. Het uiteindelijke besluit ligt bij jou als opdrachtgever en niet bij de omgeving;
- Coproduceren: je werkt als opdrachtgever en omgeving als gelijken samen aan een plan;
- Meebeslissen: je laat de omgeving op zoveel mogelijk facetten (mee)beslissen over het plan.
De verschillende doelgroepen zullen en willen op verschillende niveaus participeren in jouw project. Denk al in een vroeg stadium na over welke participatieruimte er is. Belangrijk tijdens het participatieproces is vooral om duidelijk te zijn over de kaders en beschikbare ruimte: verwachtingenmanagement.
Veel doelgroepen met hun eigen belang
Rond een bouw- of infraproject hebben er veel verschillende doelgroepen die met jou als project te maken. Of waar jij – al dan niet gekozen – mee te maken krijgt. Belangrijk is om te weten met wie je communiceert over je project en wat ieders belangen, wensen en behoeften zijn. Zo kun je hier als project goed en tijdig op inspelen en de verschillende doelgroepen op hun eigen participatieniveau betrekken. Wil je zeker weten dat je de belangrijkste doelgroepen niet vergeet? Download dan alvast de checklist. We hebben je natuurlijk graag met een omgevingsanalyse of een communicatieadvies. Neem gerust contact met ons op!
