Welke kernwaarden vormen de basis van de communicatie met jouw projectomgeving?
Voordat je daadwerkelijk gaat communiceren met je projectomgeving, is het belangrijk om na te denken wat je met omgevingscommunicatie wilt bereiken, met wie je communiceert en hoé je die communicatie aanpakt. Allemaal onderwerpen die terugkomen in een strategisch communicatieplan. Onderdeel van de communicatiestrategie zijn de waarden die je hanteert als uitgangspunt voor ál je communicatie (en die voort borduren op de projectwaarden). De kernwaarden voor omgevingscommunicatie die in mijn ogen voor ieder bouw- of infraproject moeten gelden (in willekeurige volgorde), vind je in deze blog.
Basis op orde
Iedereen begrijpt dat bouwen gepaard gaat met overlast, maar dat betekent niet dat je je alles kunt veroorloven. Voordat je over kernwaarden voor omgevingscommunicatie nadenkt, is het dus belangrijk om te zorgen dat de basis van je project op orde is. Want met communicatie kunnen we veel omgevingsrisico’s beperken, maar niet alles rechtpraten wat krom is. Voorbeelden van ‘de basis op orde’ zijn:
- Uitvoering volgens planning (en communicatie);
- Het keurig doorlopen van procedures;
- Hinderbeperkende maatregelen (en geen onnodige overlast);
- Een nette opgeruimde en afgezette bouwplaats;
- Duidelijke afspraken over werktijden en bouwroutes (en die nakomen!);
- Een snelle opvolging van vragen en klachten;
- Vriendelijk zijn tegen je tijdelijke ‘buren’.
Wat zijn kernwaarden?
Kernwaarden vormen de identiteit van je bedrijf, project of communicatie. Ze zeggen iets over de overtuigingen die je hebt, weerspiegelen de gezamenlijke drijfveren en vormen een richtlijn voor toekomstig gedrag. Je zou communicatiekernwaarden kunnen zien als het DNA van jouw communicatie-aanpak. Ieder project is maatwerk, en de communicatiestrategie daarmee ook. Toch durf ik wel te stellen dat de volgende kernwaarden (in willekeurige volgorde) belangrijk zijn in iedere omgevingsaanpak:
- Empathisch, menselijk, sensitief, uitnodigend
- Eerlijk
- Tijdig
- Toegankelijk, laagdrempelig en duidelijk
- Alert en daadkrachtig
- Realistisch, transparant en voorspelbaar
- Positief
Kernwaarden voor omgevingscommunicatie
Empathisch, menselijk, sensitief, uitnodigend
In onze projecten bieden wij een permanent oog voor de belangen van de verschillende doelgroepen. We gaan in gesprek, luisteren en verplaatsen ons in de ander. Onze communicatie is empathisch en meelevend, altijd op zoek naar wederzijds begrip en een gezamenlijk belang. We zijn uitnodigend, toegankelijk en bereikbaar, op een laagdrempelige manier.
Eerlijk
We zijn graag eerlijk, intern en extern. Dat is niet altijd leuk, maar wel duidelijk. De ervaring leerde ons dat die eerlijkheid beloond wordt, dat we daarmee respect en vertrouwen verdienen. Het maakt ons menselijk en het draagt bij aan de goede relatie. Die relatie is nodig, want geen enkel project loopt honderd procent zoals verwacht. Een goede relatie zorgt ervoor dat we ook wel eens een foutje kunnen maken zonder consequenties. Bouwen blijft immers mensenwerk.
Tijdig
In onze projecten streven ernaar iedereen tijdig te informeren. Er zijn maar weinig mensen die houden van verrassingen, zeker niet op het laatste moment. Door tijdig te communiceren geven we de omgeving de kans om te reageren, vragen te stellen of desnoods een weekendje weg te gaan. Tijdigheid maakt het ook mogelijk om zaken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.
Toegankelijk, laagdrempelig en duidelijk
We gaan graag in gesprek met onze projectomgeving, bijvoorbeeld om te weten wat er leeft. Dat doen we op een toegankelijke manier: we zijn bereikbaar en benaderbaar voor inwoners met vragen of opmerkingen. We zijn duidelijk in onze communicatie: we vermijden vakjargon en passen het taalniveau en de tone of voice aan naar onze doelgroepen. Zo begrijpt de ontvanger tenminste wat we bedoelen. Om de drempel om met ons in gesprek te gaan of contact op nemen zo laag mogelijk te maken, zetten we het liefst communicatiekanalen in die mensen al gebruiken.
Alert en daadkrachtig
Door ons open te stellen voor onze omgeving en in gesprek te gaan, kunnen we kansen en issues in de omgeving vroegtijdig signaleren en daar vervolgens direct op anticiperen: zelf en/of met het projectteam. Zo blijven we ‘in control’.
Realistisch, transparant en voorspelbaar
In onze communicatie zijn we graag open over het proces. We benoemen problemen, tegenvallers en risico’s. Dat doen we zowel intern als extern. We zijn duidelijk over waar we staan als project, waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en waarover wel en niet kan worden meegedacht. Zo managen we de verwachtingen. Ook streven we naar een hoge mate van voorspelbaarheid.
Positief
We lichten niet alleen de hinder van de werkzaamheden, maar delen ook nut en noodzaak (wat levert het project op termijn op?) en vieren successen: met elkaar als projectteam én met de omgeving.
Kernwaarden handvatten voor omgevingscommunicatie
Kernwaarden geven je handvatten om de communicatie intern en naar je projectomgeving vorm te geven. Voor mij zijn bovenstaande kernwaarden heel belangrijk en vanzelfsprekend. Toch is het in de praktijk soms lastig om hieraan vast te houden. Zeker als het even tegenzit. “Laten we dat maar niet vertellen” of “We moeten wachten met de buurt informeren” klinken je vast niet vreemd in de oren.
Juist als het tegenzit, is het belangrijk om vast te houden aan die kernwaarden. Het maakt je menselijker als je niet alleen de successen deelt maar ook je strubbelingen, je projectomgeving heeft meer begrip meer dan je misschien verwacht en je krijgt wekt vertrouwen als je laat zien waar je mee worstelt. Het zit tenslotte overal wel eens tegen, toch?
