“Wat kost communicatie voor een bouwproject?”
“Wat kost communicatie voor een bouwproject?” is één van de vragen die het vaakst en vroegst in het proces gesteld wordt. En om maar met de deur in huis te vallen: ook één waar geen standaard antwoord op te geven is. Wat communicatie precies kost, hangt van heel veel dingen af. Veel wordt bepaald in het voortraject en vastgelegd in een communicatieplan, dat weer voortborduurt op een projectplan.
Daarnaast spelen we met communicatie ook in op de actualiteit van een project, wat maakt dat niet alles vooraf te begroten is. Toch begrijp ik dat je als projectmanager of -directeur graag wilt weten waar je rekening mee moet houden, of je nu aan de opdrachtgevers- of opdrachtnemerskant zit. In deze blog licht ik de kosten voor communicatie toe én geef ik (hopelijk) je stof tot nadenken. Want wat kost het als je niets aan communicatie doet?
“Wat kost een communicatieadviseur?”
Communicatieadviseurs zijn er in allerlei gradaties: van weinig ervaren tot zeer ervaren, van uitvoerend tot tactisch tot strategisch niveau en van allround tot een specifieke expertise. Dat maakt de bandbreedte in de tarieven van ‘een willekeurige communicatieadviseur’ behoorlijk breed. Daarnaast geldt ook dat een ervaren adviseur een hoger tarief heeft, maar wellicht minder tijd nodig heeft om het project te doorgronden en een passende strategie op te stellen dan iemand die minder ervaren is, en zo onder aan de streep wellicht goedkoper is én meer oplevert voor een project.
In onze tarieven wegen niet alleen ervaring en expertise mee, maar bijvoorbeeld ook de werklocatie, lengte en inhoud van de vraag/opdracht, de relatie die we hebben met de opdrachtgever en vraag en aanbod in de markt. Daarbij vinden wij de rekensom van kosten en resultaat veel interessanter, wat het tarief in onze ogen minder relevant maakt. En wat kost het een project als je niets aan communicatie doet?
“Welk bedrag zet ik op de projectbegroting voor communicatie?”
Wat communicatie precies kost, en wat jij dus op je projectbegroting kunt zetten, is onder andere afhankelijk van het project, de impact ervan op de omgeving, de omgeving zelf (stakeholders, belangen, behoeften), de duur en omvang van het project, de planning en fasering, locatie, wensen en doelstellingen van de opdrachtgever, contracteisen voor de opdrachtnemer en de verdeling van verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Als uitgangspunt adviseren we om circa twee tot drie procent van de projectsom aan te houden voor communicatie en participatie. Als we aan de slag gaan voor een project, starten we met een uitgebreide omgevingsanalyse en daaruit volgend een strategisch communicatieplan. Op basis van de doelgroepen, doelen en strategie bepalen we de middelen, frequentie en benodigde tools. Daaruit volgt dan een begroting voor zowel de inzet van mankracht als de productie van middelen. Onderdeel van onze begroting is altijd een bedrag voor onvoorziene communicatie: als het project anders loopt dan voorzien of als de omgeving anders reageert dan verwacht.
In ons werk kijken we altijd naar een goede verhouding tussen het project en de communicatie daarover. Wat is er echt nodig (combinatie van need-to-know en nice-to-have)? Wat staat er in het contract? Waar zijn zorgen over en hoe kunnen we die wegnemen? Welke kanalen zijn er al en kunnen we daar op aanhaken? Kunnen we de inzet van een senior adviseur combineren met een junior? We zoeken altijd naar manieren om op een slimme, efficiënte manier (samen) te werken. Daarvoor maken we graag gebruik van handige tools.
“Wat kost het als ik niets aan communicatie of omgevingsmanagement doe?”
Als je niets aan communicatie of omgevingsmanagement doet, kan het zomaar veel meer kosten dan wanneer je er wel mee aan de slag gaat. Als de omgeving zich niet gehoord en erkend voelt, het project niet accepteert of het eens is met de manier van handelen, kan dat bijvoorbeeld leiden tot:
- Negatieve publiciteit;
- Een slechte(re) reputatie voor alle betrokken partijen;
- Vertraging in het verkrijgen van bijvoorbeeld vergunningen;
- Bezwaren, tot aan de Raad van State toe;
- Extra toezicht door het bevoegd gezag;
- Een stilgelegd project.
Wat kost het als jouw project een week of maand wordt stilgelegd vanwege bezwaren vanuit de omgeving? Of als de planning een jaar opschuift omdat de gang naar de Raad van State wordt gemaakt? Wat kost het om een verslechterde reputatie weer op te bouwen? Allemaal zaken die al snel vele malen meer kosten dan de inzet van een communicatieadviseur. Door te bouwen aan een goede relatie met je projectomgeving kun je veel ellende beperken of zelfs voorkomen. Daarmee is communicatie een risicobeheersmaatregel. En dus is het belangrijk – en logisch – om hier geld voor te reserveren.
“Wat levert communicatie – of die goede relatie met de buurt – dan op?”
De korte variant: als communicatieadviseur in de bouw zorg ik ervoor dat jij zonder gedoe met de omgeving die oplevering bereikt. Of in ieder geval met zo min mogelijk omwegen. De uitgebreidere variant lees je in deze eerder geschreven blog:
Conclusie: wat kost communicatie?
Met communicatie en omgevingsmanagement bouw je aan een goede relatie met je projectomgeving, en kun je veel gedoe in het voortraject of tijdens de uitvoering voorkomen. Omgevingscommunicatie is daarmee in onze ogen een belangrijke risicobeheersmaatregel voor bouw- en infraprojecten. Hoewel het lastig is om aan de voorkant te voorspellen wat communicatie kost voor een project, kun je er vanuit gaan dat de inzet van een communicatieadviseur minder kost dan het effect van een omgeving die weerstand heeft tegen je project.
