11 Onmisbare tools voor omgevingscommunicatie (en omgevingsmanagement)
Als adviseur omgevingscommunicatie heb ik met veel te maken. Veel doelgroepen, belangen, boodschappen, collega’s, deadlines onderwerpen en disciplines. Alles bij elkaar een berg informatie die helpt om de schakel tussen de projectomgeving (buiten) en de projectorganisatie (binnen) te zijn. Maar hoe houd je al die informatie overzichtelijk bij elkaar? En hoe voer je met elkaar het communicatieplan op een slimme en efficiënte manier uit? In deze blog vind je elf – in mijn ogen – onmisbare tools voor omgevingscommunicatie. Deze tools zijn zowel voor de opdrachtgevers- als de opdrachtnemerszijde (liefst gezamenlijk!) interessant.
Dialog
Omgevingsmanagementtool Dialog gebruik ik sinds 2019 dagelijks voor verschillende projecten: Uithoornlijn, WarmtelinQ en de Maaslijn. Vanuit het oogpunt dat de omgeving in de top 10-risico’s van een project staat, werd Dialog voor en door omgevingsmanagers en -communicatieadviseurs ontwikkeld. En dat voordeel merk je! Met dit softwareplatform manage je de projectomgeving: issues, kansen, belangen, stakeholders, klanteisen en acties, alles kun je erin vastleggen op project- en deelprojectniveau. Dat doe je bij voorkeur als opdrachtgever en opdrachtnemer samen.
Speciaal voor communicatieadviseurs is het platform uit te breiden met een communicatiemodule voor de registratie van meldingen en de communicatieplanning. Gebruiksgemak en intuïtiviteit zijn zo goed dat je zo aan de slag kunt. Hoe eerder je Dialog je in het proces inzet (initiatieffase), hoe completer en waardevoller het platform is. Iedereen binnen het omgevingsteam kan bij de informatie en weet hetzelfde, wat zorgt voor eenduidige informatie intern en extern. Efficiënt, want werken met Dialog kost veel minder tijd, afstemming, overdracht en archivering dan alles via de mail en vergaderingen organiseren. Ook fijn: Dialog is te koppelen met onder andere Sharepoint, Relatics, de BouwApp en de Projectatlas voor nog meer efficiëntie.
BouwApp
Nog zo’n tool die ik regelmatig inzet voor verschillende bouw- en infraprojecten: de BouwApp. De BouwApp is een app waarmee je eenvoudig en effectief met de omgeving van je project communiceert. Inmiddels zijn er al meer dan 1.000 projecten die de BouwApp inzetten als communicatiemiddel (waaronder WarmtelinQ, Sport- en evenementencomplex Merwestein en tramlijn 19).
Via de app kun je als project op een laagdrempelige manier – gesegmenteerd per doelgroep of locatie – communiceren over de planning, werkzaamheden en hinder. Via een aantrekkelijke tijdlijn kun je foto’s, video’s en documenten delen en zo de omgeving een kijkje achter de bouwhekken gunnen. Je kunt je omgeving realtime informeren als er onverwacht iets verandert. Daarnaast kun je de tevredenheid van de omgeving op een handige manier meten én kan de omgeving via één druk op de knop ergens melding van maken of een vraag stellen via de app. Dit alles zorgt voor betrokkenheid en draagvlak.
Webinar over voordelen koppeling Dialog en BouwApp
Mett participatieplatform
De inrichting van de openbare ruimte rond bouwprojecten bepalen we steeds vaker met de omgeving samen. Wie een goede relatie met de omgeving belangrijk vindt, zet al langer in op participatie en nu de Omgevingswet er is, is het zelfs een eis. Participatie kan op allerlei manieren en niveaus. Mett ontwikkelde een participatieplatform om participatie slim en efficiënt te organiseren. De tool werkt volledig online, maar kan ook offline activiteiten – zoals inspraakavonden, gebiedsgesprekken – online versterken.
Via de tool kunnen omwonenden en belanghebbenden stemmen, waarderen, reageren, punten op de kaart zetten, initiatieven toevoegen en nog veel meer. Allemaal met het oog om de dialoog aan te gaan met je projectomgeving, te betrekken en samen te werken. Als dat niet bijdraagt aan een soepel bouwproces!
Plek
Grote bouw- en infraprojecten kennen vaak een groot projectteam, een organisatie op zich. Teams van 75-100 mensen of meer zijn geen uitzondering. Samenwerken is dan belangrijk, maar hoe vind je elkaar? En waar kun je elkaar bij helpen? Ik maakte kennis met de app Plek bij de A16 Rotterdam, waar deze app gebruikt wordt als gezamenlijk intern communicatiemiddel voor de opdrachtgever én opdrachtnemer.
Waar het intranet vaak alleen via de desktop en een beveiligde verbinding toegankelijk is, kan de app altijd en overal gebruikt worden. Met Plek kun je de interne communicatie verbeteren, kennisdelen, samenwerken en de betrokkenheid van medewerkers vergroten. De app is laagdrempelig en nodigt uit tot interactie: van reageren op posts van collega’s tot het zelf plaatsen van updates.
Mentimeter
Een makkelijke manier om reacties op te halen, is Mentimeter. Via Mentimeter kun je vragen stellen aan het publiek, waar deelnemers via hun eigen smartphone anoniem op kunnen reageren. Je kunt open en gesloten vragen stellen (rangschikken, meerkeuze of woordenwolk), reacties worden vervolgens realtime weergegeven op het scherm, als onderdeel van bijvoorbeeld je Powerpoint-, Zoom- of Teamspresentatie. Deelnemers hoeven geen account te hebben om de Mentimeter te gebruiken en je kunt zelfs een filter aanzetten om scheldwoorden uit te sluiten.
Nog meer tools
Om mijn werk nog verder te organiseren, maak ik naast bovenstaande tools en platforms ook regelmatig gebruik van:
- Notion: ik gebruik Notion met name voor de contentplanning van bouwenzondergedoe.nl. Hier verzamel ik alle ideeën, aantekeningen, planningen, relevante links etc, gecategoriseerd en op datum. Maar er kan zoveel meer mee, allemaal op een overzichtelijke en flexibele manier, deelbaar met anderen.
- Trello: een ultieme tool voor projectmanagement, zo omschrijft Trello het zelf. Ik gebruik Trello voor (eigen of gedeelde) acties, notities, acquisitie en als een soort zakelijk dagboek, zowel op mijn telefoon als desktop.
- ChatGPT: vooral nog trial & error, maar Chat GPT helpt bijvoorbeeld met het opzoeken van informatie en met brainstormen en geeft feedback op bestaande teksten.
- Google Search Console en Google Analytics: beiden gebruik ik om zowel voor deze website als voor de projectwebsites te bepalen hoe vaak content gelezen wordt, hoe bezoekers door de website navigeren, waar bezoekers specifiek op zoeken etc. Kortom: deze tools helpen om content nog beter aan te laten sluiten bij de behoefte van de doelgroep(en).
- Miro: een digitaal whiteboard waarmee je zelf of je team kan brainstormen, project kan beheren of ideeen uit kan werken. Ook handig voor workshops of trainingen, of bijvoorbeeld tijdens participatiemomenten met je projectomgeving.
Meer weten?
Wil je meer weten over (één van) bovenstaande tools en de meerwaarde ervan? Of kunnen we je ergens anders mee helpen? Neem dan gerust contact met ons op! We delen graag onze ervaringen en denken graag met je mee. Welke tool is voor jou onmisbaar, en waarom?
