Wat is omgevingscommunicatie?
Omgevingscommunicatie is alle communicatie met iedereen die direct of indirect met jouw bouw- of infraproject te maken krijgt. Bouwprojecten, infrastructurele projecten of gebiedsontwikkelingen vinden veelal plaats in de openbare ruimte. Daarmee hebben ze grote impact op de omgeving: ze verstoren de dagelijkse routine van bijvoorbeeld omwonenden, ondernemers of gebruikers van een gebied. Daarnaast is bouwen zonder hinder – in de vorm van bijvoorbeeld geluid, trillingen, stof, bouwverkeer of omleidingen – niet mogelijk.
Wil jij je project realiseren zonder gedoe met de omgeving? Dan is het van belang dat je je omgeving betrekt bij en informeert over je project en wat dat voor iemand betekent. Met goede omgevingscommunicatie voorkom je verrassingen voor jou en voor je omgeving: verwachtingenmanagement. Daarmee voorkom of beperk je frustraties, klachten of mogelijke bezwaren. Ga dus altijd in gesprek met je projectomgeving, maak participatie mogelijk, zoek de verbinding. Zo zorg je voor draagvlak, begrip en acceptatie. En dat bouwt een stuk makkelijker!
In deze blog lees je niet alleen wat omgevingscommunicatie is, maar ook waarom het noodzakelijk is voor ieder bouwproject, hoe wij dat aanpakken en wat het oplevert.
Voorbeeld:
Beeld je eens in. Je vertrekt ’s ochtends naar je werk. Halverwege de route stuit je op een wegafzetting. Je moet ruim vijf minuten omrijden, en je bent al laat. Eenmaal op kantoor zit je de hele dag in de herrie. Zijn ze nu aan het heien? Hoe lang duurt dat nog!? De hele week zit je gefrustreerd en chagrijnig achter je bureau. Als je besluit om eens te Googlen, kom je erachter dat ze ein-de-lijk begonnen zijn aan de bouw van die langverwachte supermarkt in de wijk. Je meldt je aan voor de nieuwsbrief van het project, zo blijf je goed op de hoogte. Fijn dat je nu weet waar die overlast voor nodig is! Voelt meteen minder vervelend toch?
Wat is het doel van omgevingscommunicatie?
Impactvolle ontwikkelingen, zeker in binnenstedelijk gebied, leiden tot emotie. Variërend van ‘ik wist niet dat er een nieuwbouwproject voor mijn deur kwam’, ‘ik kom te laat op mijn werk door de omleidingsroute’ of ‘ik erger me mateloos aan de herrie op de bouwplaats’ tot ‘ik loop omzet mis omdat mijn winkel niet goed bereikbaar is’. Of je nu bewoner, gebruiker of ondernemer rond een bouwproject bent, iedereen heeft vanuit zijn eigen belang behoefte aan informatie, communicatie en participatie. En hinder voelt voor iedereen anders.
Met omgevingscommunicatie kun je bouwen aan een goede relatie met de omgeving, aan vertrouwen, draagvlak en begrip. Dat begint al in de plan-/initiatieffase en loopt door tot na de ingebruikname. Door iedereen tijdig en eerlijk te betrekken bij de plannen en de te maken keuzes en te informeren over de werkzaamheden en bijbehorende hinder, beperk je het gevoél van hinder en voorkom je verrassingen.
Door te luisteren naar wat er leeft in je projectomgeving – écht het gesprek aan te gaan – laat je zien dat je je omgeving serieus neemt. Doe je vervolgens ook nog iets met de feedback uit de omgeving, zal het sentiment nog verder groeien. Daarmee verklein je het risico op klachten, bezwaarprocedures en negatieve publiciteit. En dus verstoring van je bouwproces. Daarmee is omgevingscommunicatie dus ook een risicobeheersmaatregel. Hier geldt overigens wel: doe wat je zegt, en zeg wat je doet. Geen loze beloftes dus, want dat maakt je onbetrouwbaar.
Hoe pak je omgevingscommunicatie aan?
Om te beginnen: omgevingscommunicatie is altijd maatwerk. Ieder project, iedere omgeving is anders. Belangen verschillen, doelgroepen verschillen. Daarom beginnen wij ieder project, na een kennismaking met het project uiteraard, met een omgevingsanalyse: onderzoek naar wie er in je projectomgeving zit, wat ieders belangen en behoeften zijn en wat het sentiment is.
Maar ook: hoe wil iedereen betrokken en geïnformeerd worden? Op basis van die informatie bepalen we de communicatiestrategie en vervolgens de middelen die we inzetten.
Met de juiste strategie streven we ernaar iedereen tevreden te krijgen en te houden. Dan doen we onder andere door te zorgen dat we geloofwaardig en betrouwbaar zijn:
- Niet alleen te zenden, maar ook (vooral!) te luisteren. En te horen wat er niet gezegd wordt;
- Te handelen naar de ontvangen zorgen, feedback of alternatieven. Dat betekent soms dat we de communicatiestrategie aanpassen. Maar kan ook betekenen dat we met het projectteam (opdrachtgever/opdrachtnemer) in gesprek om te kijken of er oplossingen of aanpassingen in het bouwproces mogelijk zijn;
- Open, eerlijke en tijdige communicatie. Via kanalen die mensen ook echt gebruiken. Anders bereik je ze alsnog niet;
- Menselijke communicatie: toegankelijk en benaderbaar, snel en zonder wollige taal.
Wat levert omgevingscommunicatie op?
Als je omgevingscommunicatie goed inzet als project, begrijpt de omgeving het project, de aanpak, de gemaakte keuzes en de noodzakelijke hinder, en heeft hier begrip voor. Andersom begrijpt het projectteam wat het project voor de omgeving betekent, en laat het team dat ook zien.
Met een goede relatie met de omgeving bouw je zonder gedoe met je omgeving. En misschien lukt het zelfs om ambassadeurs van je ‘tijdelijke buren’ te maken, die je helpen als het onverhoopt toch even tegenzit in het project.
Even samengevat: wat is omgevingscommunicatie?
Omgevingscommunicatie is:
- Alle communicatie met iedereen die met jouw bouw-of infraproject te maken krijgt;
- Een onmisbare schakel in een project, tussen de omgeving en het projectteam, het eerste aanspreekpunt voor de omgeving (samen met de omgevingsmanager);
- Bouwen aan een goede relatie met de projectomgeving, voor draagvlak, begrip en acceptatie;
- Verwachtingenmanagement;
- Betrekken bij en informeren over het project. De omgeving serieus nemen, weerstand proberen weg te nemen en luisteren boven zenden;
- Het eerlijke verhaal vertellen. In goede én in slechte tijden;
- Een risicobeheersmaatregel.
Db-m ondersteunt (semi)overheden, ontwikkelaars en aannemers met omgevingscommunicatie vanaf de planfase tot aan de ingebruikname. Wil je graag advies over omgevingscommunicatie voor jouw project? Neem dan gerust contact met ons op!
