Bouwen is in toenemende mate communiceren. De omgeving heeft een belangrijke stem bij bouwprojecten en wie die stem negeert, oogst veel lawaai. Om succesvol te bouwen moet je de omgeving oprecht betrekken bij het bouwproject. Als bureau hebben we daarom veel oog voor omgevingscommunicatie. Net als onze oud-opdrachtgever ProRail. Mariona van der Goot, senior adviseur Publiekscommunicatie bij ProRail over het belang van communicatie voor het succes van bouwprojecten.
Communicatie vermindert gevoel van overlast
Bouwprojecten creëren overlast, erkent Mariona. “Maar hoe problematisch die overlast door de omgeving wordt ervaren, hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van je communicatie. Door mét en niet tégen bewoners, winkeliers en belangengroepen te praten ontstaat draagvlak. Wie niet communiceert of over de hoofden heen zendt, krijgt vooral tegenwind. En dat is slecht voor de omgeving en het bouwproject. Heldere communicatie met de omgeving is dus van levensbelang.”
Heldere communicatie creëert draagvlak, voorkomt onduidelijkheid, onzekerheid en irritatie en kan hinder wegnemen of voorkomen
Communicatieadviseur als brugfunctie
ProRail besteedt daarom veel aandacht aan de omgeving waarin het werk wordt verzet. “De bouwmanager en communicatieadviseur spelen binnen het projectteam een belangrijke rol om het project te laten slagen”, vertelt Mariona. “Daarbij vervult de communicatieadviseur een brugfunctie: die luistert goed naar de omgeving en brengt hun verhalen naar het projectteam. Andersom vertaalt hij of zij de aanpak, informatie over verwachte overlast en het beoogde resultaat naar de mensen in de omgeving.” Communicatie kost tijd en aandacht, maar levert veel op, weet Mariona: “Heldere communicatie creëert draagvlak, voorkomt onduidelijkheid, onzekerheid en irritatie en kan hinder wegnemen of voorkomen.”
Luisteren boven uitleggen
Om dit goed te kunnen uitvoeren, moet je de omgeving kennen, vertelt Mariona: “Waar ligt het project en wie wonen of werken er? Wie zijn de eigenaren, ondernemers en bewoners? Hoeveel invloed hebben ze op het project? En hoeveel last krijgen ze door het project?”
Wanneer de omgeving en de stakeholders in kaart zijn gebracht, begint het echte werk: in contact komen en communiceren. “Daarbij is het belangrijk om niet alleen uit te leggen hoe het project gaat verlopen, maar vooral ook goed te luisteren. Waar hebben omwonenden behoefte aan? Hoe kunnen we hen daarbij helpen? En realistisch zijn: een deel van de overlast is niet te voorkomen, dat moet je eerlijk vertellen.”
Vernieuwing zit deels in de verschuiving van fysiek contact naar communicatie in een online omgeving
Online omgeving
De communicatieadviseur van db-m, Katja Torbijn, is een bekende van Mariona. “Katja werkte voor diverse grote stations- en infraprojecten voor ProRail. Ze weet heel goed hoe het werkt in de praktijk. En ze brengt vernieuwing. Iets wat we goed kunnen gebruiken in wereld van de bouw.”
Die vernieuwing zit deels in de verschuiving van fysiek contact naar communicatie in een online omgeving, legt Mariona uit. “Omgevingscommunicatie is voor het overgrote deel nog offline, denk bijvoorbeeld aan bewonersavonden. Dat persoonlijke moet uiteraard blijven, maar het is erg belangrijk dat er ook een online omgeving is voor alle stakeholders. Katja heeft in haar tijd bij ProRail onder meer de eerste aanzet gegeven voor de ontwikkeling van online platformen voor omgevingscommunicatie. Ze snapt sociale media en weet hoe ze deze kan inzetten ten behoeve van een bouwproject.”
Omgevingswet en communicatie
Dat heldere communicatie met de omgeving bijdraagt om bouwprojecten beter te laten slagen, is volgens Mariona al reden genoeg om hier aandacht aan te besteden. Maar het belang om aandacht te schenken aan communicatie gaat verder dan dat, betoogt ze. “In 2021 gaat de Omgevingswet in, waarin participatie met de omgeving verplicht wordt. Dit betekent dat participatie niet alleen een ‘nice to have’ meer is, maar een ‘must have’ wordt, en omgevingsmanagement, en -communicatie gaan daar een belangrijke rol bij spelen.”
