Het belang van een goede relatie met je projectomgeving: “Er samen een succes van maken”
Dat bouwprojecten soms net een toeristische attractie zijn, hoef je Remco Jacobs niet uit te leggen. Als projectmanager van verschillende grote bouw- en infraprojecten realiseert hij zich goed wat de impact van projecten op de omgeving is. “Als bouwproject ben je te gast in een bestaande omgeving, waarin je veel overlast veroorzaakt. Tegelijkertijd wek je ook nieuwsgierigheid op,” vertelt Remco. Hoe ga je daar als projectorganisatie mee om? En wat levert een goede relatie met je projectomgeving op? “Een goede relatie met je omgeving zorgt voor trots binnen het projectteam, de betrokken partijen en de hele branche,” is Remco van mening. En dus zijn een omgevingsmanager en communicatiemanager standaard onderdeel van zijn projectteam.
Omgeving meenemen in project en proces
Dat je op een goede manier met je projectomgeving omgaat, leerde Remco al in zijn eerste project: de aanleg van de Noord/Zuidlijn. “Als je een paar honderd kuub beton stort op het Damrak, moét je dat afstemmen met de belanghebbenden,” stelt Remco. “We hadden te maken met omwonenden, winkeliers, weggebruikers en de politiek.” De ervaring die Remco opdeed bij bouwprojecten als de Noord/Zuidlijn, een energiecentrale in Lelystad en de vernieuwing van de perronkappen op station Utrecht Centraal, nam hij later mee als tendermanager.
Remco: “Grote infrastructurele bouwprojecten liggen doorgaans erg gevoelig in de omgeving. Daarom vind ik het belangrijk om de omgeving mee te nemen in het project en het bijbehorende proces: risicomanagement. Dat doen we door betrokkenheid te creëren, te luisteren naar de omgeving en ook daadwerkelijk iets te doen met de inbreng. Mijn ervaring is dat de omgeving vaak verrassend positief is over de projectaanpak. Als er negativiteit is, komt dat vaak door onduidelijkheid: een gebrek aan communicatie.”
Belang van omgeving meewegen in projectaanpak
Omgevingsmanagement en communicatie zijn bij integrale, multidisciplinaire projecten vaak onderdeel van de uitvraag van de klant, stelt Remco. “Door in de tender al een omgevingsmanager en communicatiemanager aan mijn team toe te voegen, ontstaat al vroeg een beeld van wat er speelt in de omgeving, de belangen en met wie te maken krijgen. Met het hele team – proces, realisatie, ontwerp, planning, omgeving en communicatie – denken we na over de hinder die we veroorzaken. Samen onderzoeken we hoe de uitvoeringsmethodiek de hinder al zoveel mogelijk kan beperken, uiteraard op een economisch verantwoorde manier,” licht Remco zijn aanpak toe.
“Vervolgens kijken we hoe we nog meer rekening kunnen houden met de omgeving. Veel infrawerk vindt ’s nachts en in het weekend plaats, maar geluidsoverlast op zondagochtend om 10.00 uur ’s ochtends naast een kerk proberen we echt te voorkomen. Uiteindelijk blijft er altijd hinder over, daarover communiceren we uitgebreid. Niet alleen wat we doen, maar ook waarom het nodig is, wat we al gedaan hebben om de hinder te beperken en waarom dit de beste aanpak is. Zo halen we veel zorg weg en accepteren veel mensen het proces. Tegelijkertijd kent ieder project een groep mensen die ontevreden blijft. Dat moet je als project ook accepteren.”
Meer dan alleen omgevingscommunicatie
“Met een ervaren communicatiemanager in je team voeg je niet alleen waarde toe voor de externe omgeving,” stelt Remco. “Het omgevingsteam heeft contact met de buren en gebruikers van het project, maar ook met onze opdrachtgever, bedrijven, belangenverenigingen, media en de politiek. Als communicatiemanager ben je daarnaast verantwoordelijk voor crisiscommunicatie en voor de reputatie van het project en de organisatie. En Katja, jij speelt een belangrijke rol in de communicatie binnen het projectteam en tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat doe je op een hele prettige, verbindende manier.”
Die interne verbinding zorgt volgens Remco voor trots in het team. “Ik probeer altijd een fijne, goede sfeer te creëren op het project, onder andere door iedereen verantwoordelijkheid en vrijheid te geven. Iedereen werkt hard, en als de omgeving tevreden is, motiveert dat het hele team. Het omgevingsteam bezorgde eens bloembollen bij aanwonenden. Een goedmaker, we veroorzaakten ’s nachts veel meer overlast dan verwacht. Dat deed veel goeds: ontvangers waardeerden het gebaar enorm, klaagden nergens meer over. En intern straalde iedereen van trots. Want ‘voor die tevreden omgeving hebben we samen gezorgd’. Het zijn denk ik de best bestede euro’s van het hele project geweest,” lacht Remco.
Omgevingscommunicatie is een kans, geen vinkje, is Remco van mening. “Door een ervaren communicatiemanager in te zetten, diegene de vrijheid te geven en verantwoordelijk te maken voor de hele communicatie, haal ik er het maximale uit. Een goede communicatiemanager zorgt voor intern en extern commitment, is mijn ogen en oren binnen het project, weet wat er gebeurt en wat er vanuit omgevingsoogpunt anders moet op de bouwplaats. De omgeving is een verantwoordelijkheid van het hele team, maar als communicatiemanager bepaalt Katja de manier waarop, de tone of voice en zorgt ze ervoor dat het hele team met hetzelfde signaal naar buiten treedt.”
Vertrouwen op ieders expertise
Remco vertrouwt als eindverantwoordelijke volledig op de expertise van zijn teamleden. “Met elkaar hebben we heel duidelijk voor ogen wanneer het project een succes is. Niet alleen financieel, maar ook persoonlijk. Iedereen krijgt de kans iets van zichzelf in het project te stoppen. Samen bepalen we hoe hoog we de lat leggen. Vervolgens bedenkt de expert hoe we dat bereiken. Katja, jij bent bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het bepalen en uitvoeren van de communicatiestrategie en daarmee een goede relatie met de projectomgeving.
Voor de uitvoering krijg je de vrijheid te doen wat jij nodig vindt, inclusief het benodigde budget: gedelegeerde verantwoordelijkheid. Daarmee heb je invloed op je eigen proces en zie je het effect van jouw aanpak. Natuurlijk lopen er altijd dingen anders van verwacht. Dan kijken we samen hoe we dat oplossen. Jij weet vervolgens iedereen altijd op een mooie manier mee te laten delen in het succes en de trots te verspreiden.”
Door mensen verantwoordelijk te maken en de vrijheid te geven, krijg je dat mensen trots zijn op wat ze bereiken, merkt Remco. “Door iedereen te vragen wat hij of zij nodig heeft, geef ik iedereen verantwoordelijkheid en creëer ik eigenaarschap. Ik ervaar iedere keer dat mensen dan die extra stap zetten, iets extra’s inbrengen om het team te laten groeien en beter te maken. Iedereen draagt vanuit zijn eigen expertise bij aan het projectsucces.”
Een mooi voorbeeld vindt Remco de eerste inloopmomenten van een project. “Omwonenden waren uitgenodigd in een tent op de bouwplaats. Er was gebak, koffie en duidelijke informatie. Een groot deel van het projectteam van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer was aanwezig. Iedereen wist precies wat jij van hen verwachtte, wat ze wel en niet konden zeggen en hoe ze omwonenden goed te woord konden staan. Het zorgde voor wederzijds begrip voor elkaars belangen. De manier waarop je dat organiseerde, zette de toon. Naar de omgeving toe en naar het team.”
Echt impact maken op de omgeving
“In plaats van de omgeving als last te zien, adviseer ik iedereen eens te kijken hoe de omgeving op een positieve manier kan bijdragen aan het projectsucces. Omgevingsbewust bouwen draagt bij aan het projectsucces, verbetert je reputatie, draagt bij aan de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en is goed voor de branche.
Als project kun je echt impact maken op de omgeving. Met nieuw ingerichte speelveldjes of het plaatsen van bankjes in samenspraak met de (kinderen uit de) buurt houd je niet alleen je omgeving tevreden en voorkom je klachten, maar zorg je ook voor bewustwording. Bijvoorbeeld voor de gevaren van de bouwplaats,” blikt Remco terug.
“Het meest leuke aan de bouw vind ik dat iedereen volgt wat er op een project gebeurt. Hoewel niet iedereen het aan de voorkant eens is met het project, zijn veel mensen tijdens de uitvoering trots op en geïnteresseerd in wat er gebouwd wordt: omwonenden, belanghebbenden, medewerkers en (indirecte) opdrachtgevers. Als je laat zien dat je begrijpt wat het krachtenveld is, krijg je daar goodwill voor terug. Dat geldt niet alleen voor de relatie met de omgeving, maar ook met de opdrachtgever. Als dat lukt, is er gemeenschappelijke grond waarop je elkaar kunt bereiken om er samen een succes van te maken.”
