5 tips om direct een duidelijke bewonersbrief te schrijven
Een belangrijk doel van omgevingscommunicatie – in mijn ogen – is het voorkomen van verrassingen en het voor zijn van vragen over werkzaamheden en de bijbehorende hinder. Daarbij is het belangrijk je te verplaatsen in de doelgroep en daar je communicatiemiddel(en), maar bijvoorbeeld ook de toon en schrijfstijl op aan te passen. Een valkuil daarbij is dat je vervalt in vaktaal, omdat jij als schrijver precies weet waar het over gaat. Op LinkedIn kwam ik weer een interessant voorbeeld tegen. Er zitten een hoop tips in, die ik graag met je deel. Doe er je voordeel mee en schrijf zelf een duidelijke bewonersbrief!
De brief
Een bewoner ontving bovenstaande brief in de bus over werkzaamheden bij haar in de straat. De brief is verstuurd door de uitvoerend aannemer, in opdracht van een woningcorporatie. Het lijkt een standaard brief, waar specifieke locaties aan toe zijn gevoegd. Slim, als je een goede basistekst hebt, waarom zou je dan steeds een nieuwe tekst bedenken?
Wat valt me op aan deze brief?
- Het onderwerp: “ontmoediging flora en fauna”. Verderop in de brief spreekt de schrijver over “onderzoeken”
Heel eerlijk? Ik begrijp niet welke werkzaamheden er in deze straat op de planning staan. Google geeft me wel antwoord hoor, maar het kan niet de bedoeling dat je als ontvanger moeten Googlen om de inhoud van de communicatie te begrijpen. - De timing: de brief is gedateerd op dinsdag 22 oktober, de werkzaamheden gaan over vrijdag 25 oktober
Die week is het herfstvakantie in de regio. Wanneer de brief exact bij de bewoners op de mat viel, is niet bekend. Wat ik wel lees in de brief, is dat bewoners in actie moeten komen: hun auto op tijd verplaatsen. Daarmee vind ik de brief erg laat bezorgd, mét het risico dat ontvangers op vakantie zijn en dus niet in de gelegenheid zijn om hun auto ergens anders te parkeren. - De aanhef: “beste bewoners”
Top! Met deze aanhef voelt iedereen zich aangesproken en sluit je niemand buiten. - De introductie: een korte uitleg wat er gaat gebeuren en dat je daar als ontvanger iets van merkt, de kernboodschap van de brief
Dat nodigt uit om verder te lezen, en dat is wat je wilt. Al kan deze introductie nog scherper (en zonder vaktaal): door meteen duidelijk te maken dat je als schrijver actie verwacht van de ontvanger. - De échte inhoud: “wat betekent dit voor u?”
Heldere kop, als ontvanger wil ik graag weten wat ik merk van werkzaamheden voor de deur. Taalkundig kan de uitleg wel minder omslachtig en meer in de stijl van de ontvanger. Vervang “genoodzaakt gebruik te maken van een hoogwerker” door “gebruiken we een hoogwerker”. Verander “vragen wij u vriendelijk” in “wilt u niet parkeren voor de huisnummers…”. En “Wij werken op 25 oktober tussen 09.00 en 16.00 uur” is duidelijker dan “Dit zal ten tijde van de onderzoeken zijn, …”. Wil je echt kort en bondig zijn, kun je zelfs nog zinnen samenvoegen: “Wilt u op 25 oktober tussen 09.00 en 16.00 uur niet parkeren voor de huisnummers …?”. - De afsluiting: “Heeft u vragen?”
Altijd goed om contactgegevens op te nemen in een brief, en heel fijn dat daar de naam van een medewerker staat. Dat maakt het contact makkelijker en persoonlijker. - De ondertekening
Hier staan de naam van de woningcorporatie en de aannemer. Jammer, een brief komt zoveel persoonlijker en vriendelijker over als deze door een persoon is ondertekend. Tip voor de volgende keer!
5 tips voor duidelijke bewonersbrief
Hoewel ik in deze bewonersbrief een aantal dingen anders zou doen, zie ik ook goede dingen in deze brief. Mijn tips voor iedere bewonersbrief:
- Maak duidelijk wie de afzender is van de brief en in opdracht van wie je werkt
Een aannemer zal niet iedereen (her)kennen, maar de kans dat dat je als ontvanger de opdrachtgever kent is groter. Een bekende naam geeft vertrouwen en daarnaast geef je de ontvanger de kans om de inhoud van de brief te controleren (ten tijde van phishing en nepagenten aan de deur geen overbodige luxe). - Voorkom vaktaal of leg het uit
Ontvangers, zoals bewoners, hebben over het algemeen weinig tot geen (technische) kennis van jouw vak. Zeker als je wilt dat de ontvanger actie onderneemt, is het belangrijk dat hij begrijpt wat er gebeurt en waarom. Is de informatie onduidelijk? Dan ontstaat er weerstand, en dat wil je juist voorkomen. - Communiceer op tijd (niet te vroeg, niet te laat), en houd daarbij rekening met vakanties en feestdagen
Stuur bewonersbrieven niet ín, of nét voor, een vakantie. De kans dat je boodschap dan goed over komt is kleiner. En geef je ontvangers de kans om te spelen op de situatie. Bijvoorbeeld door een alternatieve werk- of slaapplek te regelen bij grote overlast. - Pas je taal en schrijfstijl aan op de ontvanger
Houd je brieven simpel, voorkom ‘wollig’ taalgebruik, dan is de kans dat je boodschap goed overkomt een stuk groter. Bedenk je dat ontvangers weinig tijd hebben om je brief uitgebreid te lezen, dus houd de brief beknopt, schrijf actief en wees duidelijk. Spreek je ontvanger ook direct aan als je actie van hem verwacht. Markeer of herhaal belangrijke delen van de brief. Wist je dat er een handige site is om te controleren of je tekst duidelijk is: ishetb1.nl? - Maak communicatie persoonlijk. En wees eerlijk over de verwachte hinder
Dat geeft vertrouwen, draagt bij aan acceptatie van eventuele overlast en maakt de drempel om een vraag te stellen lager.
Meelezen?
Ik hoop dat je iets aan deze tips hebt! Heb je hulp nodig, wil je dat iemand meeleest met je brief of heb je nog vragen of een inspirerend voorbeeld? Laat het me gerust weten!
