Kennisuitwisseling tussen projecten: van elkaar leren en bevestiging van wat we doen
Als interim communicatieadviseur werk ik voor verschillende projecten en opdrachtgevers, zowel aan de opdrachtgevers- als opdrachtnemerszijde. Dat geeft me de mogelijkheid om binnen mijn eigen portfolio kennis en ervaringen uit te wisselen tussen de projecten. Diezelfde uitwisseling met projecten buiten mijn portfolio vind ik erg leuk, maar ook heel nuttig en waardevol. Vorige week kwamen de communicatieteams van WarmtelinQ, Aanpak Ring Zuid Groningen en Waterstofnetwerk Nederland bij elkaar om te kijken hoe communicatie en omgevingsmanagement bij deze projecten georganiseerd is, waar we tegenaan lopen en wat we van elkaar kunnen leren. Inspiratie die ik meeneem in mijn werk voor al mijn projecten, en waar jij wellicht ook wat aan hebt!
Programma van deze kennisuitwisseling tussen projecten
We hadden alle drie een presentatie voorbereid, waarin we ons project toelichtten. Ook kwam aan bod hoe de communicatie is georganiseerd en welke uitdagingen die we hebben. Het bleek voldoende aanleiding tot interessante vragen en mooie gesprekken, waarin we van elkaars ervaringen leerden en elkaar op weg konden helpen.
Na de presentaties vertrokken we naar het informatiecentrum van Aanpak Ring Zuid, waar het verhaal uit de presentatie verder tot leven kwam via de maquette en andere tentoongestelde informatie. Vanaf de uitkijktoren direct naast het informatiecentrum hadden we een goed uitzicht op één van de belangrijke kruisingen van het project. Tijdens een korte wandeling langs enkele kunstwerken (zowel viaducten als letterlijke kunst) hoorden we wat meer over de gemaakte keuzes en afwegingen in het project. We sloten af met een borrel en de conclusie dat we nog lang niet uitgepraat waren.
Lessons learned
Ik nam aan het programma deel als communicatieadviseur voor WarmtelinQ, tegelijkertijd dacht ik ook na over mijn andere projecten, nu en in de toekomst. Wat neem ik mee, waar denk ik over na, waren er eye-openers en waar ga ik mee door?
- Hoewel het team van Aanpak Ring Zuid net wat anders ingericht is als bijvoorbeeld WarmtelinQ of andere voor mij bekende projecten, doen we veel dezelfde dingen en hebben we deels met dezelfde uitdagingen te maken. Zoals het spel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, de mogelijkheden om hinder voor de projectomgeving te beperken en de keuze voor bepaalde communicatiemiddelen. De functiebenamingen bij Aanpak Ring Zuid zijn net anders dan ik ken. Ze zorgen voor stof tot nadenken, bijvoorbeeld met het oog op een betere positionering binnen een project of organisatie;
- Voorlichters van Aanpak Ring Zuid bemensen het informatiecentrum, geven presentaties en rondleidingen en verzorgen de webcare rond het project. In tegenstelling tot een aantal andere projecten in mijn portfolio, heeft dit Groningse project hier dus aparte teamleden voor aangetrokken. Dat zorgt denk ik voor meer focus voor zowel de voorlichters als de overige communicatieadviseurs;
- Het contract tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer is een belangrijke basis voor de samenwerking op het gebied van omgeving en communicatie. Onder andere omdat er een groot verschil in belang zit als je kijkt naar de omgang met de projectomgeving. Als opdrachtgever hebben we vaak een groter belang en daar handelen we dan ook naar. Ook als dat eigenlijk niet onze verantwoordelijkheid is. Voor de omgeving maakt het niet uit wie waar verantwoordelijk voor is, als hij zich maar gehoord, geïnformeerd en betrokken voelt;
- Communicatie en omgevingsmanagement zijn nauw met elkaar verbonden en hebben elkaar nodig tijdens dit soort grote bouw- of infraprojecten. Niks nieuws, wel goed om hier alert op te blijven;
- Een mooie eye-opener was de allergie voor de term ‘draagvlak’. Vanuit communicatie en omgevingsmanagement streven we naar draagvlak van de omgeving. Wat we eigenlijk bedoelen – en wat mooi aan het licht kwam tijdens deze kennisuitwisseling – is dat de omgeving het proces accepteert en begrip heeft voor de gemaakte keuzes. Dat hoeft niet perse te betekenen dat mensen het ook eens zijn met het project ansich. We hebben daarmee wel hetzelfde voor ogen, maar noemen het anders: draagvlak versus maatschappelijke acceptatie. Nog meer stof tot nadenken.
Conclusie: kennisuitwisseling tussen projecten laat van elkaar leren en geeft bevestiging
Tijdens deze kennisuitwisselingsdag in Groningen leerde ik niet alleen een hoop leuke, nieuwe mensen kennen, maar kreeg ik ook een kijkje in ‘andermans keuken’: bij andere projecten. Dat zorgde voor veel bevestiging: er waren diverse overeenkomsten tussen zowel de projecten als de communicatie- en omgevingsmanagementaanpak. Tegelijkertijd zorgen dit soort uitwisselingsdagen er ook voor dat je buiten je eigen bubbel kijkt en op basis van de visie van anderen kritisch naar je eigen aanpak kijkt.
Misschien vinden we – ieder op zijn eigen projecten – allemaal hetzelfde wiel uit, en kunnen we veel efficiënter werken en de omgeving nog beter bedienen door elkaar als projecten onderling te helpen met ieders uitdagingen? Samen weten we meer tenslotte. En dus is kennisuitwisseling in mijn ogen heel nuttig en waardevol!
