In december organiseerde Conclusion een Kennissessie Omgevingscommunicatie voor 140 professionals. De grote vraag van de avond: maak je als communicatieadviseur gebruik van hypermoderne, interactieve visualisaties, of kun je veel beter op de koffie gaan bij omwonenden van de bouwput? Deze, en andere vragen legden we Iris Smid van de gemeente Rotterdam voor. Iris was jarenlang als teamleider communicatie betrokken bij de bouw van station Rotterdam Centraal: 5 bouwprojecten op een postzegel in hartje stad.
Iris Smid werkt al jaren bij de gemeente Rotterdam, waar ze verschillende functies vervulde. Van 2010 tot 2014 was ze betrokken bij de bouw van één van de grootste stations van Nederland, waar ze als teamleider optrad voor het communicatieteam dat uit adviseurs van de gemeente Rotterdam, ProRail en NS bestond. Nu werkt ze meer beleidsmatig. Daarnaast is ze betrokken bij de besluitvorming voor een collectiegebouw van Museum Boijmans Van Beuningen, een mogelijk toekomstig bouwproject.
Tijdens de kennissessie kwam naar voren dat de rollen van omgevingsmanager, projectmanager en communicatieadviseur veranderen. Iris: ‘Dat zag ik afgelopen jaren ook gebeuren. Projectmanagers krijgen steeds meer oog voor de omgeving, communicatie wordt steeds belangrijker in de bouw en dus staat het eerder op de agenda.
Deels komt dat doordat burgers mondiger worden en meer willen weten. Maar ook door de opkomst van sociale media, waardoor het gemakkelijker is om voor- of tegenstanders te vinden of je mening te delen. Als communicatieadviseur moet je daar op inspelen.’
Werk met werk maken
Steeds vaker worden verschillende bouwprojecten in hetzelfde gebied, in dezelfde periode uitgevoerd. ‘Als ik terugkijk naar de bouw van Rotterdam Centraal zag je dat er een nieuw station werd gebouwd, maar tegelijk ook een fietsenstalling en een parkeergarage en rioolvernieuwing. Die werkzaamheden kun je allemaal om de beurt doen, maar je kunt ze ook combineren.
De overlast is dan tijdelijk misschien heftiger, maar de periode veel korter. Onze omgevingsmanager luisterde naar de belangen van het naastgelegen hotel, het congrescentrum, de kantoren, omwonenden en reizigers. Allemaal wilden ze iets anders. Het is dan een hele klus om met iedereen rekening te houden. Soms lukt dat wel, soms niet. Belangrijk is steeds uit te leggen welke keuzes je maakt en waarom,’ gaat Iris verder.
Als je midden in hartje stad bouwt, heb je geen keus: je zorgt dat je omgevingsbewust bent, de dialoog aangaat met de omgeving: niet alleen ‘buiten’, maar ook intern. Iris: ‘Een station is 24/7 in gebruik, er is nooit een goed moment om de werkzaamheden uit te voeren. Je hebt te maken met heel veel partijen,
budgetten, planningen en organisaties. Afstemming is een belangrijke rol voor de projectmanagers en de omgevingsmanagers. Een goed contact met de omgeving helpt mee aan een vlotte uitvoering van het project.
Weten dat er overlast komt scheelt heel veel in de beleving van de overlast is mijn ervaring. Mensen kunnen zich er op voorbereiden. Vergeet je dat, dan heb je binnen no-time een boze omgeving en de publieke opinie tegen je. Met alle gevolgen van dien. Daarbij is het ook gewoon fatsoen. Als je thuis een nieuwe badkamer aanlegt, licht je ook je buren in van te voren, toch?’
Beeld zegt meer dan tekst
Eén van de conclusies tijdens de kennissessie was dat met een goede visualisatie mensen zich pas echt voor kunnen stellen waar ze komende jaren tegenaan kijken. Iris beaamt dit: ‘Een beeld zegt meer dan 1.000 woorden. Al is het ook oppassen met beeld.
In de praktijk heb ik gemerkt dat het altijd lastig blijft om vooraf groottes, afstanden of materialen in te schatten. Daarbij hebben mensen al snel de neiging iets voor waarheid aan te nemen als het eenmaal gevisualiseerd is. Visualisaties zouden naar mijn idee in de beginfase dus nog niet té gedetailleerd, té mooi moeten zijn. 3D-modellen, digitaal of een maquette, helpen zeker in de beeldvorming. Als communicatieadviseur moet je dit soort nieuwe technieken dan ook zeker omarmen!‘
Jeroen Rispens geeft tijdens de kennissessie aan dat een online platform helpt om stakeholders te verbinden en slim samen te werken. Iris is het met Jeroen eens. Communicatie moet interne en externe online platforms organiseren. Een online platform moet in haar ogen wel voldoen aan een aantal eisen. Zo moet je ergens de feitelijke basisinformatie hebben staan, moeten mensen op elkaar kunnen reageren en moet het platform toegankelijk zijn op verschillende devices.
‘De vraag is of je als project iets nieuws moet ontwikkelen, of dat je gebruik maakt van bestaande middelen. Als communicatieadviseur is het de kunst om te zorgen dat je bij de tijd blijft en meebeweegt met de huidige online ontwikkelingen,’ aldus Iris.
Conclusie
Om terug te komen op de vraag die aan het begin van de avond werd gesteld: maak je mooie 3D-visualisaties, of ga je gewoon op de koffie bij omwonenden? Iris reageert: ‘Je moet het allebei doen, omgevingscommunicatie is altijd een mix van middelen. Voor de één zijn visualisaties voldoende, terwijl een ander graag persoonlijk in gesprek gaat.
Mijn gouden tip is dan ook om altijd in gesprek te gaan met je omgeving, intern en extern. Om vervolgens te zorgen dat de informatie die je ophaalt ook voeten aan de grond krijgt. Van buiten naar binnen, en van binnen naar buiten, eerlijk en transparant.’
