Communicatie als risicomanagement
Wie binnenstedelijk bouwt, heeft impact op de directe omgeving: een breed scala aan stakeholders en doelgroepen, ieder met hun eigen belangen en verwachtingen. Door te bouwen aan een goede relatie met je projectomgeving, met elkaar te zoeken naar het gezamenlijke belang en de verwachtingen te managen door open en eerlijk te communiceren, kun je als projectorganisatie voorkomen dat de omgeving een negatieve invloed heeft op je project. Denk aan bezwaren en beroepen, vertraging, vervelende publiciteit, veiligheidsissues en faalkosten. Daarmee is omgevingscommunicatie – net als omgevingsmanagement – een belangrijke risicobeheersmaatregel in een bouwproject.
Communicatie als risicomanagement
Ieder bouwproject heeft te maken met een externe omgeving: omwonenden, gebruikers, omliggende bedrijven, winkeliers, studenten of reizigers. Jij bent te gast in hun omgeving, zij maken al jarenlang gebruik van het gebied waarin jij straks je bouwplaats inricht. Dat betekent dat ze last van je krijgen in de realisatiefase, wellicht ook al in het voortraject.
Negativiteit rond een project komt vaak voort uit onduidelijkheid, en dat ontstaat weer door een gebrek aan communicatie. De juiste verwachtingen creëren over het project, het proces, de aanpak en ruimte voor participatie draagt bij aan de onderlinge relatie en het vertrouwen dat de omgeving in jou en je project heeft.
Door in gesprek te gaan met je stakeholders en je omgeving mee te nemen in het proces kun je:
- Je projectaanpak mogelijk aanpassen naar de wensen vanuit de omgeving of gebruiker: participatie, met sociale acceptatie als gevolg;
- Met een duidelijke en eerlijke toelichting zorgen en onduidelijkheden wegnemen. Zo zorg je ervoor dat issues voor je ‘buren’ geen issues meer zijn en er niet gehandeld wordt uit onvrede of onwetendheid over het project.
Regie houden
Met omgevingsmanagement en -communicatie kun je dus veel aanleidingen voor vertraging in je project wegnemen, wat zorgt voor minder ‘tegenwerking’ in het voortraject én in de realisatiefase. Daarnaast:
- Draagt een goede relatie met je omgeving bij aan opleveren binnen tijd, geld en scope;
- Houd je door proactieve communicatie regie op de informatie die gedeeld en verspreid wordt: intern en extern. Je voorkomt dat anderen jouw verhaal vertellen en daarmee onjuistheden, emotie, andermans belangen en negatieve publiciteit;
- Kun je bepaalde veiligheidsrisico’s beperken of zelfs voorkomen met omgevingscommunicatie. Met een open dag waarbij geïnteresseerden geregisseerd de bouwplaats bezoeken, voorkom je dat mensen ongecontroleerd zelf over de bouwplaats gaan struinen om een kijkje te nemen. Ook het creëren van bewustwording over je project zorgt ervoor dat de omgeving zich ook bewust wordt van bijvoorbeeld de gevaren van de bouwplaats.
Met een goede relatie met de omgeving kun jij dus ongestoord bouwen, zonder dat je bang hoeft te zijn (of in elk geval minder bang) dat de omgeving de bouw stillegt, onverwacht aanvullende maatregelen verwacht of je project vertraagt via overheden, bevoegd gezag of media. Oftewel: communicatie heeft een positieve invloed op je planning en je budget. Voorwaarde is wel dat je je omgeving vanaf het voortraject al betrekt (en betrekken is meer dan alleen zenden!), zodat jouw ‘buren’ het gevoel hebben erkend te zijn.
Onderdeel van je risicobudget
Omgevingscommunicatie is dus cruciaal als je in een binnenstedelijke omgeving bouwt. Natuurlijk moet je aan de voorkant investeren in een goede communicatiestrategie en bijbehorende middelen, opgesteld en uitgevoerd door een ervaren communicatieadviseur, maar dat verdien je dubbel en dwars terug. Met een goede reputatie, maar ook een soepel verloop van de realisatie en daarmee de haalbaarheid van tijd, geld en scope. Met communicatie als beheersmaatregel manage je risico’s als foutieve informatie, een negatieve omgeving, vertraging of vervelende publiciteit. Het is dus volkomen logisch dat je geld reserveert voor communicatie en omgevingsmanagement vanuit je risicobudget. Hoe heb jij dat voor jouw project geregeld? En wat betekent het als je niets doet?👇🏼
