Stop met interne communicatie. Je nieuws ligt toch op straat
Zaterdagochtend. Met een kop koffie en een cracker met kaas geniet je nog even van de rust. Straks begint de wekelijkse zaterdaghectiek: boodschappen doen, het huis schoonmaken, kinderen naar de voetbal. Je pakt de krant erbij en neemt een slok koffie. Als je de eerste bladzijde omslaat valt je oog er meteen op. ‘Bouwproject X in Amsterdam jaar eerder klaar dan gepland’. Potverdrie! Dat gaat over joúw project! Hoe komt dit in de krant?
Terwijl je je communicatieadviseur belt, check je de sociale media. Ook daar is jouw project onderwerp van gesprek. Boos spreek je de voicemail in, terwijl je verder scrolt. Jouw inventieve bouwplanning is nog helemaal niet klaar om met heel Nederland te delen. Je moet de risico’s en de gevolgen nog inventariseren. De kosten nog doorrekenen en de planning nog een keer doorlopen of het echt allemaal klopt. Het voorstel, want dat was het, moet je eerst nog bespreken met je leidinggevende. En met de aannemer, want die moet jouw plan uitvoeren.
Alleen als alles goed gaat – en alléén dan – kan je project eerder opgeleverd worden. Zeker is het nog lang niet. Openbaar al helemaal niet. En dus die vraag: hoe weet heel Nederland hier van af?
Employee engagement
Nou, heel simpel! Niet alleen je communicatieadviseur communiceert over je bouwproject. Het hele projectteam doet dat. En de bouwers buiten. Inderdaad ja, die mensen die jij gisteren via het interne communicatiekanaal geïnformeerd hebt. Projectmedewerkers zijn ambassadeurs van je project, zij zijn trots op hun werk, trots op elkaar en op het eindresultaat. En dus delen ze nieuws over jouw project op sociale media. Interne communicatie is externe communicatie geworden.
Maak verhalen zichtbaar
Kun je daar iets tegen doen? Nee. Je kunt het niet tegenhouden. Iedereen is tegenwoordig woordvoerder. Dat is niet erg, want trotse medewerkers dragen bij aan het imago van je project. En dat bouwt makkelijker. De buitenwereld waardeert dat menselijke, echte verhaal. Sterker nog: die verwacht open en eerlijke communicatie. Transparantie. Pas dan bouw je een relatie op. Maak die mooie, authentieke en grappige interne verhalen dus vooral zichtbaar voor je projectomgeving.
Laat zien dat je van fouten leert. Daarmee maai je het gras voor de voeten weg van heel Twitterend, LinkedInnend en Instagrammend Nederland. Want wat kun als lezer je tegen hebben op ‘we waren iets te voorbarig, onderzoeken de mogelijkheden om eerder op te leveren en houden je op de hoogte’? Niets. Want het is transparant. En het is eerlijk.
Alles ligt op straat
Wat je wel kunt doen is je bewust zijn van het feit dat je interne formele én informele nieuws direct extern nieuws is. Moet je daarom stoppen met interne communicatie? Nee, juist niet. Wat je wel moet doen is het anders inzetten. Centraal gestuurde berichtgeving vanuit je communicatieadviseur is niet meer. Iedereen maakt content, ook op de werkvloer. En op de bouwplaats. Maak daar gebruik van, faciliteer het en je communicatie bruist! Laat dus de regie op inhoud los. Regie is een illusie, vrijwel alles ligt toch op straat.
Sturen, coachen, faciliteren
Je communicatieadviseur is niet langer diegene die de stukjes schrijft op je website of de feestjes organiseert (als dat ooit al zo was). Vanaf vandaag stuurt, coacht, adviseert en faciliteert jouw communicatieadviseur. Hij of zij maakt projectleden bewust van gevoeligheden, laat beseffen welke impact een bericht kan hebben en deelt overwegingen om wel of niet te delen. En daarnaast helpt diegene projectleden met het creëren van hun eigen content.
Onderscheidende content blijft waardevol. Intern én extern. Kennis zit bij de vakprofessionals, dus laat hen vooral zelf hun eigen verhaal delen. Dán ontstaat een eerlijk, transparant en betrouwbaar beeld over je project. Dán dragen die verhalen bij aan de reputatie. Intern en extern. En zijn je projectleden zich bewust van de gevoeligheden over de oplevering, beseffen zij de impact? Dan denken ze drie keer na voordat ze besluiten dat interne nieuwtje níet op sociale media te delen.
