Communicatie in het kernteam, voor het beste projectresultaat
Het regent klachten vanuit de projectomgeving en inmiddels zijn er ook enkele journalisten bovenop gedoken. Omwonenden mopperen over onverwachte werkzaamheden en de bijbehorende geluidsoverlast. Ze beweren niet geïnformeerd zijn. Je zit er als projectmanager van een (groot) bouw- of infraproject niet op te wachten. De planning is inderdaad vrij recent gewijzigd, blijkbaar heeft de communicatieadviseur van het project daar nog niet, of te laat, over gecommuniceerd. Was ze eigenlijk wel op de hoogte? Balen, want dit soort negativiteit levert altijd vervelende media-aandacht en vragen vanuit het bevoegd gezag op. Ik vind dat de communicatieadviseur onderdeel hoort te zijn van het kernteam, zodat ze vooraan in de informatieketen zit. Ik leg je uit waarom.
De realiteit: communicatie zit vaak achteraan in de keten
Vaak zit communicatie ergens achteraan in de informatieketen. De laatste schakel voordat iets wereldkundig wordt, als alles al uitgedacht en uitgestippeld is en honderd procent definitief. “Oja, we moeten nog communiceren,” dat idee. Enerzijds komt dat doordat communicatie in de projectorganisatie ergens onderaan in het organogram geplaatst is of (fluisterend) niet zo belangrijk gevonden wordt. Anderzijds is het ook een positie waar veel communicatieadviseurs zichzelf positioneren, helaas.
Mijn wens: communicatie in het kernteam, voor het beste projectresultaat
Als projectmanager wil je dat je communicatieadviseur zo’n beetje naast je zit, in het kernteam (of stuurgroep of MT). De communicatieadviseur heeft namelijk direct contact met de projectomgeving en dus waardevolle informatie die van invloed is op jouw project, je planning of je aanpak. Dat is overigens informatie op een ander niveau en met een andere doelgroep dan de contacten van de omgevingsmanager. Die informatie wil je toch weten vóórdat het plan volledig uitgestippeld is, zodat je die input mee kunt nemen in je aanpak?
Daarnaast heb jij als projectmanager hele andere verantwoordelijkheden dan na te denken wat er precies naar buiten moet, op welke manier en op welk moment. Je heb juist een communicatieadviseur in de arm genomen vanwege de waardevolle inbreng van buiten en de korte lijnen die voorkomen dat er niet of te laat gecommuniceerd wordt, met alle gevolgen van dien.
Als communicatieadviseur wil jij ook vooraan in de informatieketen zitten. Zodat jíj kunt adviseren – of bepalen – welke communicatie plaatsvindt. Wat er wel of heel bewust niet naar buiten wordt gebracht, wat een goede timing is en wat precies de boodschap is. In plaats van dat je (technische) collega’s dat (naar beste eer en geweten) bepalen en het vervolgens bij jou ‘over de schutting kieperen’, zodat jij dat kunt uitvoeren. Iedereen in het projectteam heeft een haal- en brengplicht, om tot een maximaal resultaat te komen.
Voorbeelden van waar communicatie zit in de projectorganisatie
Waar communicatie precies in je projectorganisatie zit en hoe je dat organiseert, bepaal je als project natuurlijk zelf. Ik ben bij projecten betrokken (geweest) waar ik als communicatieadviseur (net als de omgevingsmanager) MT-lid was, volwaardig lid van de stuurgroep ben of waar de communicatiemanager wel onderdeel is van het MT, zonder formeel lid te zijn. Er waren ook projecten waar ik een directe – bijna dagelijkse – lijn met zowel de omgevingsmanager als de projectmanager had, zodat ik niks miste en via die lijn adviseerde over de aanpak. Wat werkt voor zowel het kernteam, de projectmanager en de communicatieadviseur moeten jullie met elkaar ontdekken. Zolang communicatie maar vooraan in de informatieketen zit.
Het resultaat
Er zijn verschillende redenen te bedenken om de communicatieadviseur onderdeel van het kernteam te laten zijn, iedere reden met een eigen resultaat:
- Als projectmanager of kernteam hoor je informatie uit de buitenwereld uit de eerste hand. Waardevolle informatie waarmee jij – samen met de informatie van andere disciplines – een weloverwogen besluit kunt nemen op basis van het complete plaatje. Een besluit waarin ook de omgeving gekend en erkend is, en waar die omgeving – met wat uitleg – zich ook in kan vinden;
- Een expert in haar vakgebied kan op basis van wat er besproken en besloten wordt ter plekke adviseren over de communicatieaanpak, de juiste afwegingen maken, inhoudelijke vragen stellen om tot een kernboodschap te komen en die gelijk toetsen, bijschaven en vaststellen. Lekker efficiënt!
- De communicatieadviseur is anno nu niet meer de enige die met de buitenwereld communiceert over het project. Als zij direct op de hoogte is, kan ze de hele projectorganisatie faciliteren in de juiste berichtgeving naar buiten toe. Hoort ze het nieuws als laatste? Dan ligt het nieuws waarschijnlijk al op straat, zonder dat er regie op is. Het gaat hier dus over risicomanagement en over reputatiemanagement.
- Je communicatieadviseur hoort informatie uit de eerste hand en kan daar direct op schakelen in de communicatie naar buiten toe. Geen ruis op de lijn of lange communicatielijnen die veel tijd kosten en wellicht de communicatieadviseur in kwestie niet, onvolledig of onjuist bereiken. Dat vergroot de tevredenheid van de omgeving.
Communicatie in het kernteam
Het project gaat vele malen sneller, soepeler en goedkoper als je geen ‘last’ hebt van je projectomgeving: bouwen zonder gedoe. Oftewel: als de communicatieadviseur haar werk goed kan doen, kan jij ook lekker verder. Geen stroom aan klachten, negatieve publiciteit of lastige vragen van stakeholders, maar een goede relatie met de omgeving, zodat jij kunt opleveren binnen tijd, geld en scope en zonder gedoe. Maak je communicatieadviseur dus onderdeel van je kernteam en zet diegene operationeel niet ónder de omgevingsmanager, maar ernaast.
