Omgevingscommunicatie WarmtelinQ: de langste boring
Twee weken geleden vond een bijzondere mijlpaal plaats binnen het project WarmtelinQ: de langste boring van het project werd succesvol uitgevoerd. Over een afstand van 1.562 meter trok aannemer A.Hak een warmtetransportleiding met een diameter van 70 centimeter tussen Leiden en Voorschoten in. Technisch gezien een indrukwekkende prestatie. Maar ook communicatief was dit een uitgelezen moment om het verhaal achter het project zichtbaar te maken. Daarom stelden we vooraf een specifieke communicatie-aanpak op.
Specifieke communicatie binnen de bredere communicatiestrategie
Een communicatie-aanpak voor een afzonderlijke activiteit staat natuurlijk niet los van de overkoepelende communicatiestrategie van een project. Toch zijn er momenten waarop extra aandacht nodig is.
Bij (complexe infrastructurele) bouwprojecten geldt dat omgevingscommunicatie de uitvoering volgt. De planning bepaalt de communicatie. Soms zijn er werkzaamheden die zoveel impact hebben, of juist zo’n mooie kans bieden, dat een gerichte communicatie-aanpak verstandig is. De langste boring van WarmtelinQ was zo’n moment.
Het haakje: een spectaculair beeld boven de grond
Het interessante aan een boring is dat het grootste deel van het werk onzichtbaar gebeurt. Het boren zelf vindt immers ondergronds plaats. Omwonenden merken daar vaak weinig van. Tijdens het intrekken hing de leiding in acht (tele)kranten in de lucht. Een indrukwekkend beeld, midden in de Randstad. Precies dat maakte deze activiteit communicatief interessant.
Het bood ons de mogelijkheid om meerdere boodschappen te combineren:
- Laten zien dat bouwen niet alleen overlast veroorzaakt, maar ook indrukwekkend vak- en mensenwerk is.
- Uitleggen waarom we gebruikmaken van gestuurde boringen: om hinder voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken. Tussen het start- en eindpunt van de boring vinden geen werkzaamheden plaats.
- Nut en de noodzaak van WarmtelinQ toe te lichten. Het warmtetransportnet maakt het mogelijk om circa 120.000 huishoudens aardgasvrij te verwarmen, vermindert de CO₂-uitstoot en draagt niet extra bij aan de druk op het elektriciteitsnet.
- Trots en betrokkenheid bij collega’s te versterken.
Daarnaast past deze aanpak bij een belangrijk uitgangspunt van het project: transparante communicatie. Juist bij grote infrastructurele projecten is het belangrijk om niet alleen te communiceren over hinder, maar ook te laten zien wat er gebeurt en waarom.
Doelgroepen
Voor deze mijlpaal richtten we ons op verschillende doelgroepen:
- Omwonenden en ondernemers in de omgeving
- Stakeholders
- Media
- Collega’s binnen WarmtelinQ en Gasunie
Voor iedere doelgroep zetten we passende communicatiemiddelen in.
Communicatiemiddelen
1. Projectkanalen inzetten voor zichtbaarheid
Via de projectwebsite, Instagram, Facebook en de BouwApp informeerden we de omgeving over de werkzaamheden. Vooraf deelden we aankondigingen en op de dag zelf verzorgden we live-updates. Zo konden geïnteresseerden het werk volgen zonder fysiek aanwezig te zijn.
2. Pers en media actief betrekken
We verstuurden een persbericht en nodigden lokale, regionale en landelijke media uit om de werkzaamheden van dichtbij te bekijken. Dat leverde verschillende publicaties op. Opvallend was dat de berichtgeving vrijwel uitsluitend positief van toon was. De technische bijzonderheid van de boring en de maatschappelijke betekenis van WarmtelinQ kwamen in de berichten terug.
3. Interne communicatie voor trots en betrokkenheid
Grote projecten worden gemaakt door mensen. Daarom deelden we deze mijlpaal ook via interne kanalen, zoals de Signalgroep, de interne nieuwsbrief en het intranet. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar wordt nog vaak onderschat. Juist dit soort momenten helpen om collega’s betrokken en trots te houden.
4. Een bewonersbrief vooraf
Omwonenden ontvingen ruim van tevoren een bewonersbrief met uitleg over de werkzaamheden. Binnen de gemaakte werkverdeling stelde de aannemer deze brief op. Een logische keuze, omdat de aannemer verantwoordelijk was voor de uitvoering en het beste inzicht had in de operationele details.
5. Een open dag als verlengstuk van de communicatie
Over twee weken wordt de tweede leiding ingetrokken. Omdat de eerste intrekking midden in de vakantieperiode viel, organiseren we de open dag tijdens de tweede intrekoperatie. Omwonenden, stakeholders, collega’s en andere geïnteresseerden zijn welkom om te komen kijken. Medewerkers van de gemeente Voorschoten namen al eerder een kijkje.
Zo’n open dag heeft meerdere voordelen. Mensen kunnen vragen stellen, uitleg krijgen, zorgen delen en met eigen ogen zien hoe complex het werk is. Bovendien voorkom je dat nieuwsgierigen zelf op zoek gaan naar een plek met goed zicht op de werkzaamheden.
Dat laatste klinkt misschien luchtig, maar het draagt bij aan de veiligheid van medewerkers en bezoekers.
6. Beeldmateriaal laten maken
Voor verschillende communicatiemiddelen lieten we professionele foto’s, dronebeelden en video-opnames maken. Bij technische projecten geldt vaak: laat zien in plaats van vertellen. Goede beelden maken complexe werkzaamheden begrijpelijker en vergroten het bereik op social media, websites en in nieuwsberichten.
Wat was het resultaat?
De aanpak leverde tot nu toe op wat we vooraf hadden gehoopt:
- Positieve media-aandacht.
- Geen klachten vanuit de omgeving.
- Veel belangstelling voor de werkzaamheden.
- Extra trots en betrokkenheid binnen het projectteam.
De belangrijkste les? Grote technische mijlpalen zijn vaak communicatieve kansen. Mits je vooraf nadenkt over het verhaal dat je wilt vertellen, de doelgroep die je wilt bereiken en de middelen die daarbij passen.
Communicatie verandert een boring van 1.562 meter niet in een succes. Maar het helpt wel om zichtbaar te maken waarom dat succes ertoe doet.
