Interview: “Omgevingscommunicatie voor een bouwproject is een expertise!”
Afgelopen maand interviewden we collega en senior communicatieadviseur Katja Torbijn. Katja woont in Roosendaal, is 31 jaar en werkt al jaren bij db-m. Haar hobby’s? Op pad met vrienden, reizen én vakliteratuur lezen: ‘Ik trek er graag op uit om andere culturen te ontdekken en nieuwe mensen te ontmoeten. Ook lees ik graag over mijn vak, bijvoorbeeld via Logeion of Frankwatching. Zo blijf ik continu bij op het gebied van communicatie.’ We vroegen Katja naar haar rol in de bouw- en infrasector en haar visie op communicatie ín deze sector. In haar ogen is omgevingscommunicatie een expertise.
Van Bouwend Nederland tot ProRail
Na haar studie rolde Katja de bouwsector in. Eerst als communicatiemedewerker, maar al snel zorgde ze als adviseur voor de project- en omgevingscommunicatie van grote, binnenstedelijke projecten. Zo was ze jarenlang betrokken bij de bouw van onder andere de stations Rotterdam Centraal en Den Haag Centraal. ‘Op dit moment werk ik voor ProRail en Giesbers InstallatieGroep. Mijn opdracht voor Bouwend Nederland – een strategisch organisatie- en communicatieplan voor de Bouwend Nederland Academy – rondde ik deze week af,’ vertelt Katja. Ze werkt(e) voor diverse opdrachtgevers en projecten: ‘Ik verzorgde eerder onder andere de omgevingscommunicatie voor een metrostation in Den Haag en de sporenlay-out rond Utrecht. Maar ik schreef ook een communicatieaanpak voor de aanleg van de nieuwe N18, in opdracht van VolkerWessels (i.o.v. Rijkswaterstaat). Ook schrijf ik met enige regelmaat de omgevingsparagraaf in tenderplannen voor aannemers.’
Communicatie is een expertise
Wat de rol van communicatieadviseur bij een bouwproject zo belangrijk maakt? Volgens Katja komt dat door verschillende aspecten: ‘Als communicatieadviseur heb je een meerwaarde voor projecten en organisaties. Communicatie is een expertise, omgevingscommunicatie een niche binnen het vakgebied. Zo zorg ik niet alleen voor een goede relatie met de diverse doelgroepen van een project of het profileren van een bedrijf. Ook draag ik bij aan het opbouwen van een goede bedrijfs- of projectreputatie en het creëren van een positieve publieksopinie.’
Luister naar de wensen en behoeften van de projectomgeving
De communicatieadviseur vormt volgens Katja de schakel tussen buiten en binnen: ‘Gedurende een project luister ik goed naar belangen van de directe omgeving. Ik ga in gesprek met die omgeving, luister naar de zorgen, maar ook naar de tips. Vervolgens kijk ik samen met het projectteam naar mogelijke oplossingen. Sommige zaken kun je als projectteam wel oplossen, andere helaas niet. Het is belangrijk daar open en eerlijk over te zijn, en aan diezelfde buitenwereld uit te leggen waarom iets wel of niet kan. Alleen door open en eerlijk te zijn, bouw je een goede relatie op. Tijdens een communicatieopdracht voor een opdrachtgever staat Katja het liefst midden in het projectteam: ‘Dan ben je van veel zaken over het project en de realisatie ervan op de hoogte, zodat je snel kunt schakelen tussen ‘buiten’ en ‘binnen’. Daarnaast betrek je je projectcollega’s direct bij wat er buiten leeft.’
De taal van de bouwsector spreken
Wat db-m onderscheidend maakt van andere bureaus? Daar is Katja duidelijk over: ‘Je hebt communicatiebureaus en bouwadviesbureaus. Communicatiebureaus hebben meestal verstand van meerdere branches. Db-m is, juist door de combinatie van realisatiemanagement en communicatie, puur gericht op communicatie voor de bouwsector. Db-m kent de laatste ontwikkelingen, begrijpt het proces, de risico’s en de diverse belangen van een bouwproject en weet hoe daarnaar te handelen. Bijkomend voordeel is dat je ook als communicatieadviseur de taal spreekt, letterlijk en figuurlijk.’ Ook de korte lijnen binnen db-m zorgen volgens Katja voor een onderscheidend karakter: ‘Als je db-m inschakelt voor zowel project- of bouwmanagement en communicatie krijg je als opdrachtgever een team dat al jaren samenwerkt. Dat betekent dat kennismaken en aan elkaar wennen niet meer nodig is. Daarnaast kunnen we altijd van elkaars expertise gebruik maken.’
Creëer goodwill bij de projectomgeving
Als projectteam schakel je een communicatieadviseur bij voorkeur zo vroeg mogelijk in : ‘Door al in de ontwerpfase met je projectomgeving te communiceren, bouw je al een relatie op nog voordat de eerste schop de grond in gaat. Ook geef je hen de ruimte om – tot op zekere hoogte – mee te denken. Daardoor voelt de omgeving zich gehoord en betrokken, waardoor je de kans op een negatieve reputatie van en klachten over jouw bouwproject verkleint.’ Begin je als opdrachtgever pas met communiceren bij de eerste paal? Dan ben je te laat: ‘Stakeholders voelen zich dan vergeten en niet belangrijk, terwijl ze hoe dan ook hinder gaan ervaren. Dit leidt tot klachten en – in het ergste geval – tot het stilleggen van jouw project.’
Wegmanagen van risico’s
Door juist vanaf het begin te communiceren rondom een project, kun je volgens Katja veel risico’s ‘wegmanagen’. Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat de omgeving zó positief is dat ze niet snel overweegt om de bouw stil te leggen. ‘Dat scheelt problemen in de planning en beperkt faalkosten,’ constateert Katja.
Van projectlid naar projectambassadeur
Volgens Katja is het communicatievak flink veranderd ten opzichte van 10 jaar geleden: ‘Als communicatieadviseur heb je niet langer alleen de regie over communicatie. Tegenwoordig is iedereen binnen een projectteam – inclusief de omgeving – ‘woordvoerder’ naar buiten toe door wat hij of zij deelt op sociale media. Positief én negatief. Vandaar dat ik de ‘ambassadeurs’ van een project bewust maak van die rol en hen faciliteer over hoe zij hun trots over hun project kunnen delen.’ ‘Want,’ benadrukt Katja, ‘als communicatieadviseur bepaal en bewaak je weliswaar de communicatiestrategie, maar ben je juist ook een coach voor je collega’s!’
Wil je nou een kop koffie drinken met Katja? Neem dan contact met haar op via haar e-mail, LinkedIn of Twitter!
