Naar aanleiding van mijn blog met tips voor een digitale bijeenkomst reageerden meerdere lezers dat zij zoeken naar hoe ze de interactie met omwonenden vorm kunnen geven. Dat snap ik helemaal! Tijdens een fysieke bijeenkomst weet je met wie je in gesprek bent, face-to-face, zie je ook de non-verbale communicatie en kun je daardoor makkelijk/beter doorvragen. Omwonenden nemen tijdens online bijeenkomsten vaak anoniem deel is mijn ervaring, zonder dat ze in beeld zijn of de microfoon aan hebben staan. En toch wil je graag interactie! Maar hoe? Ik geef je 3 manieren om interactie te krijgen.
Interactie: waarom?
Communicatie en participatie met de omgeving gaan veel verder dan enkel het zenden van informatie. Sterker nog: ontvangen vanuit die omgeving is in mijn ogen minstens net zo belangrijk. Dat kan offline of online. Pas als je luistert weet je wat er leeft, waar mensen zich zorgen over maken, welke hinder ze daadwerkelijk wel of niet ervaren, wat het sentiment is en hoe jouw communicatie ontvangen wordt. Pas als je dat soort dingen weet, kun je als project of organisatie op de juiste dingen inspelen. Simpelweg omdat je je aanpak niet baseert op aannames, maar op feiten.
Daarbij is dat luisterend oor – toegankelijkheid en bereikbaarheid – in tijden van overlast hartstikke belangrijk voor omwonenden en heb je er als project of organisatie veel voordeel van als je daar vervolgens actie op onderneemt. Ik zet drie manieren op een rijd om tijdens een online bijeenkomst (groter dan een één-op-één-gesprek) interactie te creëren.
1. Kies de juiste digitale vorm
Denk vooraf goed na over het doel van je bijeenkomst. Dat bepaalt of je bijvoorbeeld een webinar organiseert of een vergadering. Bij een webinar hebben de deelnemers geen camera en microfoon en kunnen ze alleen via de chatfunctie contact opnemen. Beide kunnen – afhankelijk van het doel – handig zijn.
Zo kozen wij voor een grotere ‘bewonersavond’ voor een webinar, en voor een participatieavond in een kleiner gezelschap voor een vergadering met break-outrooms. Je kunt er ook voor kiezen om een plenaire presentatie te houden en tussendoor in kleinere groepen uiteen te gaan in de zogenaamde break-out-rooms. In zo’n break-out-room praat je in een kleiner gezelschap verder, bijvoorbeeld om individuele idees of meningen op te halen of een korte brainstorm te houden. Weer met zijn alleen bij elkaar kun je de opgehaalde ideeën vervolgens plenair met elkaar delen.
2. Beantwoord de vragen uit de chat plenair
Als je een webinar organiseert, zijn deelnemers niet zichtbaar of hoorbaar. Nodig deelnemers dan actief uit zijn vragen te stellen en opmerkingen te delen via de chatfunctie. Je kunt de vragen individueel beantwoorden. Leuker – en interactiever! – is het om de gestelde vragen plenair te beantwoorden. Dat is niet alleen transparant naar de andere deelnemers toe, het helpt wellicht ook mensen die wat minder handig met de computer zijn of schromen hun vraag te stellen. En wie weet roept het antwoord weer nieuwe vragen op, waardoor je toch gesprek voert met je deelnemers.
3. Zet externe tools in
Er zijn verschillende tools waarmee je de interactie tijdens je online bijeenkomst kunt vergroten. Het mooie daarvan is dat de betrokkenheid van de deelnemers direct groeit en dat je in veel gevallen de input live in beeld kunt brengen tijdens je presentatie. Heel transparant dus. Vragen stellen, een poll houden of om eerste gedachtes of ideeën vragen doe je gemakkelijk via MentiMeter (en de smartphone van de deelnemers). In handige wordclouds, grafieken en diagrammen komt de input op een leuke en overzichtelijke manier in beeld. Is jouw doel om te brainstormen met deelnemers? Denk dan ook eens aan Miro of Mural.
Bepaal eerst doel en doelgroep
Wat je ook inzet om de interactie te vergroten, zorg voor structuur tijdens jouw online bijeenkomst en voorkom een grote open discussie. Beide zorgen ervoor dat de bijeenkomst moeilijk te volgen is en dat deelnemers afhaken omdat ze zich niet betrokken of gehoord voelen. Houd er rekening mee dat niet iedereen even digitaal vaardig is of dezelfde achtergrondkennis heeft. Op basis van het doel van je bijeenkomst én de doelgroep kun je vervolgens je exacte aanpak bepalen.
Andere manieren tot interactie
Natuurlijk zijn (online) bijeenkomsten niet de enige manier om interactie met je doelgroep te krijgen. Om meer mensen te bereiken adviseer ik altijd om een mix van middelen en kanalen in te zetten. Denk bijvoorbeeld ook eens aan een enquête via de digitale nieuwsbrief, zet de tevredenheidsmeting van de BouwApp in, plaats een poll op je website of nodig uit tot reactie op sociale media.
Wat zijn jouw tips voor meer interactie tijdens online bijeenkomsten?
