Participatie tijdens bouwprojecten wordt steeds belangrijker. Daar zijn legio mogelijkheden voor, online en offline. Wat dat betreft hoef je je niet tegen te laten houden door de beperkingen die corona ons oplegt. Toch wil je als projectteam soms gewoon fysiek met stakeholders afspreken of live een gesprek met omwonenden voeren. Om te horen wat er leeft, te kijken welke zorgen ze hebben en hoe we deze weg kunnen nemen, of om samen oplossingen te vinden. Zonder scherm er tussen. Maar wat als dat niet kan? Dan is een online bijeenkomst zeker een oplossing. Hoe pak je dat aan? Ik geef je 8 tips voor een digitale bijeenkomst!
We schakelden een week van te voren over van een fysieke bijeenkomst op een digitale bijeenkomst. Het was mijn eerste digitale bewonersavond, sindsdien volgden er meer. En omdat jij misschien wel tegen hetzelfde aanloopt als wij, deel ik mijn ervaringen (geen absolute wijsheden) graag met je.
8 tips voor een digitale bijeenkomst
We kozen er – na wat onderzoek – voor om gebruik te maken van de webinarfunctie van MS Teams en hadden als doel om omwonenden te informeren over de voortgang van het project en hen te betrekken bij bepaalde onderwerpen. We hadden twee sprekers, twee teamleden om vragen te beantwoorden via de chat, één vliegende keep, een Powerpointpresentatie en één technische man.
1. Maak je bijeenkomst voor iedereen toegankelijk
Niet alle deelnemers zijn thuis in online bijeenkomsten. Kies voor een kanaal dat voor iedereen toegankelijk is, zonder de noodzaak om in te loggen of software te downloaden. Een link waarmee iedereen, vanaf elk device, direct in de bijeenkomst komt is top!
2. Voeg een welkomstscherm met muziek toe
Een kwartier voor aanvang was ons welkomstscherm te zien, zodat deelnemers wisten dat ze bij de goede bijeenkomst waren. Sommige deelnemers wilden het geluid testen. De volgende keer zetten wij een wachtmuziekje onder het welkomstscherm.
3. Oefen!
Tijdens het webinar – dus als je live bent – wil je wisselen tussen sprekers, door naar de volgende slide, misschien een video afspelen en interactie creëren. Is allemaal niet heel moeilijk, maar als je iets voor het eerst doet, is het wennen. Wij hadden twee uur gereserveerd om te oefenen met alle techniek. Heel fijn!
4. Zorg voor technische ondersteuning
De webinarfunctie van Microsoft Teams werkt supersimpel. Maar…je hebt wel een aanvullende licentie nodig op het standaard Officepakket. En: niet op elke pc werkt het vlekkeloos. Wij kregen bijvoorbeeld het webinar niet opgestart binnen de Citrix-omgeving, waardoor we uiteindelijk een device minder hadden.
Ik was erg blij dat we als team fysiek bij elkaar zaten (uiteraard op 1,5 meter) en ook technische ondersteuning (Pieter) ter plaatse hadden. We richtten een ‘studio’ in, compleet met laptops, extra scherm, losse camera en achterwandjes. Pieter hielp ons op weg met het programma, het switchen tussen beelden, het opstarten en afronden van de webinars, de opnames ervan en de afhandeling van de chatvragen. Echt, zeker bij een eerste keer, een aanrader! Kosten? Minder dan een fysieke avond.
5. Betrek de mensen in de zaal
Wat mij betreft de belangrijkste tip: zorg ondanks de barrière van het scherm voor interactie met het publiek. Wij handelden vragen af via een privéchat. Tussendoor brachten we terugkerende vragen in tijdens de presentatie, door het chatteam live te verbinden met de sprekers. Dat ging de tweede sessie overigens veel beter dan de eerste keer. Tijdens de sessie van een uur besteedden we ongeveer een half uur aan het beantwoorden van vragen uit de zaal, deels tussendoor en deels aan het eind van de presentatie.
6. Biedt de mogelijkheid om terug te kijken
Je zult altijd zien dat meer mensen interesse hebben dan alleen de deelnemers. Zet de opnames daarom naderhand online, eventueel in combinatie met de gestelde vragen. Zo vergroot je het bereik en ben je transparant naar je omgeving toe.
7. Laat deelnemers zich aanmelden
Wij kozen ervoor om geïnteresseerden zich vooraf aan te laten melden. Daarmee hadden we een beeld van het aantal deelnemers, wisten we of er ‘bekenden’ aanwezig waren en kunnen we deelnemers om feedback vragen. Ook konden we op basis van het aantal aanmeldingen bepalen hoeveel mensen we nodig zouden hebben om de chat te bemannen. Daar hadden we wel een inschattingsfoutje gemaakt, we kregen ruim 200 vragen binnen van de 130 deelnemers. Twee mensen om vragen af te handelen bleek achteraf te weinig. De vragen bieden trouwens een bron van inspiratie voor onze content!
8. Wees bereikbaar
In het laatste kwartier voor aanvang van de twee sessies, en zelfs tijdens de sessies, kwamen er berichten binnen van deelnemers. Ze hadden geen link ontvangen, kregen foutmeldingen, hadden geen geluid of problemen met de browser. Mijn advies: zorg dat er iemand standby staat om ter plekke te helpen.
Meerwaarde van een digitale bijeenkomst
Als middel denk ik dat digitale bijeenkomsten zeker in een behoefte voorzien en meer bereik genieten. Waar we voor de fysieke bijeenkomst zo’n zestig aanmeldingen ontvingen, waren dat er voor de digitale bijeenkomst ruim 180, waarvan er live 130 deelnamen. Ik zag berichten dat mensen de voorkeur aan digitale bijeenkomsten geven, zodat ze ’s avonds niet meer weg hoeven, geen oppas hoeven te regelen, tegelijkertijd de strijk kunnen wegwerken of kunnen terugkijken wanneer het hen uitkomt. Afwegingen die ik de volgende keer in elk geval meeneem.
Veel succes met jouw digitale bijeenkomst. Wil je de belangrijkste tips makkelijk bij de hand houden, download dan onze (gratis) infographic. Liever even sparren over de beste aanpak, laat het dan gerust weten!
