Publicatie in C: Vooruit naar kantoor
Vooruit naar kantoor. Zo noemen Maurice Berix en Miranda Koot van de provincie Zuid-Holland de terugkeerstrategie die zij, in cocreatie met de hele organisatie, opstelden. Het is een stap terug naar kantoor nu de coronamaatregelen stevig op hun retour zijn. Een stappenplan dat in de fase is waarin er geëxperimenteerd en geoefend wordt met hybride werken en waar ontmoeten het belangrijkste uitgangspunt is. Berix en Koot gingen op zoek naar de wensen en behoeften van de medewerkers, om samen met hen een gedragen plan vorm te geven. Berix: “We bouwen een brug terwijl we erover lopen, op basis van kennis uit de hele organisatie. Als programmamanagers hebben we de wijsheid niet in pacht, dat zeggen we ook hardop.”
Berix staat samen met Koot aan de lat voor de terugkeerstrategie, met een kernteam om hen heen: samen pakken ze de uitvoering op. Een organisatieadviseur en communicatieadviseur maken deel uit van het team, net als iemand die de planning en de financiën bewaakt en een aantal collega’s die verantwoordelijk zijn voor deelactiviteiten uit de terugkeerstrategie. In totaal zo’n vijftien mensen. En de inhoud? Die komt van de circa tweeduizend medewerkers van de provincie.
Transparante aanpak
Als Berix en Koot ruim een jaar geleden starten, kiezen zij bewust voor een transparante aanpak waarbij de hele organisatie meedenkt tijdens een ontwerpend proces. Voor Berix, die zich binnen de provincie ook bezighoudt met participatie is dat vanzelfsprekend. “Hoe kunnen we als organisatie leren hoe we participatie extern inzetten als we het intern niet inzetten om de juiste dingen te doen?” Berix en Koot kregen de ruimte van hogerhand en gingen aan de slag.
Koot: “We werken ‘hardop’, delen conceptstukken, nemen de geleerde lessen uit de thuiswerkperiode mee, luisteren waar collega’s zich zorgen over maken en zoeken van daaruit met elkaar naar oplossingen. Dat doen we vanuit zorgzaamheid, inclusiviteit, autonomie en de gedachte te leren van de fouten die we maken. We doen daarbij een groot beroep op de verantwoordelijkheid van de medewerkers, terwijl we tegelijkertijd inzetten op vrijwilligheid.”
Volgens Berix is dat wennen voor collega’s. “Wanneer iets gepubliceerd is, voelt dat alsof het al besloten is. Het is een zoektocht naar wat je als medewerker van de plannen kunt vinden. Voor ons een kans om te bewijzen dat er wel degelijk ruimte is voor beïnvloeding.” Koot en Berix houden eerst een online driedaagse, waarin collega’s tijdens verschillende werkateliers met elkaar het toekomstperspectief vormgeven: op het gebied van techniek, het fysieke kantoor, regelingen, juridische en fiscale aspecten en gedrag.
Koot: “Van het begin af aan zeggen we ongeveer te weten waar we heen willen, maar het eindbeeld nog niet kennen. Dat geven we met elkaar vorm, vanuit ieders kennis, ervaring en wensen voor de toekomst. Dat zorgt voor eigenaarschap en een meer gedragen plan.”
