Wanneer begin je met omgevingscommunicatie?
Een tijdje geleden stelde een projectmanager me de vraag wanneer je begint met omgevingscommunicatie voor een bouw- of infraproject. Wat mij betreft is het antwoord ‘zo vroeg mogelijk’: in het voortraject, ontwerpfase. Er is dan voldoende tijd om de projectomgeving te onderzoeken, te laten participeren, een relatie op te bouwen en elkaar over en weer te leren kennen.
Te laat als uitvoering start
Zodra de eerste voorbereidende werkzaamheden plaatsvinden, is het project voor de buitenwereld gestart. Al tijdens de voorbereidende werkzaamheden ben je als project zichtbaar, breek je in op de bestaande leefomgeving en veroorzaak je overlast. Als je dan pas start met omgevingscommunicatie ben je in mijn ogen veel te laat. Je overvalt je tijdelijke ‘buren’ namelijk met je project en doet dat op een vervelende manier.
Het resultaat? De omgeving zal zich niet serieus genomen, niet erkend voelen en dat doet iets met het vertrouwen in jouw projectorganisatie. Je staat dus met 10-0 achter, terwijl je amper begonnen bent. Daarom adviseer ik iedereen al in het voortraject te beginnen met omgevingscommunicatie.
Omgevingscommunicatie vanaf het voortraject
Je project verloopt soepeler als je een goede relatie met je projectomgeving hebt: als de omgeving jou en het project kent, vertrouwen heeft in het proces en kan participeren. Dat betekent: investeren in tijd, geld en energie in het voortraject, met resultaat in de uitvoering.
Participatie is een mooie manier om te bouwen aan een goede relatie met de omgeving: omwonenden en andere stakeholders leren het project en de betrokken medewerkers alvast kennen en worden betrokken bij de te maken keuzes in hun directe leefomgeving (waar zij veel meer vanaf weten dan jij als ‘gast’ in het gebied, doe daar je voordeel mee).
Voorwaarde voor participatie is natuurlijk wel dat áls je ruimte biedt om input te leveren, je daar als project wel iets mee moet doen. Anders bereik je juist het tegenovergestelde: ‘ze doen niks met onze inbreng’, wat je relatie niet ten goede komt. Dat betekent dat je de communicatie al vroeg opstart en participatie organiseert in de projectfase waarin het ontwerp nog niet is vastgesteld.
Voorbeeld
Een mooi voorbeeld van participatie is de thematafel van de Uithoornlijn.
Omgevingswet en participatie
Participatie met de omgeving is onderdeel van de Omgevingswet die op 1 januari 2024 inging. Dat houdt in dat je als initiatiefnemer van een project vanuit de Omgevingswet bij de aanvraag van een omgevingsvergunning moet aangeven wat er aan participatie is gedaan en wat de resultaten hiervan zijn. Het is een aanvraagvereiste, maar de vergunning kan er niet op geweigerd worden. Je moet als project dus wettelijk gezien in ieder geval nadenken over participatie. Of je als initiatiefnemer ook verplicht bent tot participatie hangt gedeeltelijk af van het gemeentelijk beleid of advies.
Mijn advies? Laat je niet leiden door wettelijke kaders, maar kijk naar de omgeving, haar belangen, wensen en behoeften en hoe je deze samen kunt brengen met jouw eigen belangen. Oftewel: streef naar een win-win-situatie, zodat je je project soepel kunt realiseren met steun van je omgeving. Daar kan participatie een belangrijke rol in spelen.
Omgevingscommunicatie: tot wanneer?
Omgevingscommunicatie loopt door tot na de oplevering, opening of ingebruikname. Pas als je écht helemaal klaar en vertrokken bent, kun je de het project met de omgeving afsluiten. Doe dat op een nette manier en vertrek niet met stille trom.
De inzet van een communicatieadviseur of -team is overigens per projectfase verschillend. Is de oplevering geweest en vinden er alleen nog wat restwerkzaamheden plaats? Dan neemt de communicatie met de omgeving vanzelfsprekend ook af.
- 4 redenen om communicatie in het voortraject op te starten:
- Bouwen aan een relatie met de omgeving (vertrouwen en draagvlak) kost tijd;
- Ruimte voor participatie aan de voorkant zorgt ervoor dat je in de uitvoering een deukje kunt oplopen;
- Je overvalt niemand met je bouwplannen en de hinder van de werkzaamheden;
- Jij hebt als project voordeel van een goede relatie met de omgeving. Als jij goed bent voor je buren, zijn zij dat ook voor jou!
Voordeel voor iedereen
De omgeving al in het voortraject betrekken bij je project biedt voordelen voor zowel de omgeving als jouw project. De omgeving al vroeg informeren en betrekken maakt dat zij zich erkend en serieus genomen voelt. Bouw jij in het voortraject aan vertrouwen, dan krijg je dat in de uitvoering terug: als ambassadeur, door weinig/geen klachten over de overlast of bijvoorbeeld doordat jouw ‘buren’ een oogje in het zeil houden als jij er niet bent.
Daarnaast kan de omgeving jou helpen met waardevolle kennis over het gebied, zodat jij je project beter, sneller of soepeler kunt realiseren. En als je toch aan bijvoorbeeld een groene inpassing van je project doet, waarom dan niet samen met de mensen die ná jouw bouwperiode in die buurt blijven wonen of werken een – gedragen – plan maken?
