Als interim communicatieadviseur heb ik het geluk dat ik bij heel veel organisaties binnen mag kijken. Kan ontdekken hoe omgevingscommunicatie aangepakt wordt vanuit de aannemerskant en mag ervaren en zelfs op strategisch niveau mee mag praten over hoe je als opdrachtgever met je buitenwereld communiceert over bouw- en ontwikkelprojecten. Ik vind die diversiteit één van de mooie dingen van mijn vak. Iets waar ik me steeds weer over verwonder zijn de communicatieadviseurs die – bijvoorbeeld als er klachten komen omdat ‘er niet gecommuniceerd is over hinder’ – roepen dat het niet hún fout is, maar die van hun collega’s. Die collega’s in kwestie ‘hebben mij niets verteld over deze overlast!’.
Zo jammer! Want natuurlijk is het fijn als je collega’s jou informeren, zodat jij met je stakeholders, volgers, buren of gebruikers kunt communiceren. Maar hallo! Jij hebt hier zelf ook een rol in! Je hebt met elkaar een haal-en-breng-plicht. Jij kunt de informatie die jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen dus ook ophalen bij je projectcollega’s. En dan die brengplicht van je collega’s. Heb je met hen wel eens het gesprek gevoerd wat jij van jouw collega’s nodig hebt om je projectomgeving te informeren, te betrekken, te laten participeren, niet te laten klagen? Weten jouw collega’s hoe ze jou kunnen helpen?
De laatste schakel
Veel communicatiecollega’s zien zichzelf in de keten van een bouwproject ergens achteraan in die keten staan. De laatste schakel voordat iets wereldkundig wordt, als alles al uitgedacht en uitgestippeld is en honderd procent definitief is. Tenminste, dat gevoel heb ik. Maar in het huidige online tijdperk is intern nieuws direct extern nieuws, en is de buitenwereld op de hoogte voordat jij als laatste schakel geïnformeerd bent. Daarnaast is de buitenwereld mondig en actief en loop je dus altijd achter de feiten aan zolang je die laatste schakel bent. Zorg dus dat je van die laatste plaats af komt, en dat je het middelpunt van het projectteam wordt. Jíj bent de schakel tussen buiten en binnen, jíj bent diegene die als eerste hoort wat er in je omgeving leeft en jíj bent diegene die dat in kan brengen in het projectteam om zo voor beide partijen een beter resultaat mogelijk te maken.
Bijkomend voordeel: als middelpunt van het projectteam nemen jouw collega’s je automatisch mee in de verspreiding van nieuws, planningen, wijzigingen etc. Luister af en toe mee als de projectmanager en de bouwmanager onderling wat zaken bespreken, en je hebt je informatie nog voordat iemand een vraag kan stellen of een klacht kan indienen. Hoef je nooit meer te zeggen: “niemand vertelt mij iets!”
Bouwen zonder gedoe
Voor iedereen die wél onderdeel is van een bouwprojectteam, maar géén communicatieadviseur: het project gaat vele malen sneller, soepeler en goedkoper als je geen ‘last’ hebt van je projectomgeving. Oftewel: als de communicatieadviseur zijn werk goed kan doen, kan ook jij lekker verder. Ga dus gerust het gesprek met hem of haar aan, vraag hem/haar wat hij/zij nodig heeft en help hem/haar daarmee. Andersom hoor jij vervolgens weer informatie die voor jou handig kan zijn, die jou kan helpen jouw rol in het project nog beter te vervullen. Samen staan jullie sterk, samen gaan jullie voor een nog beter projectresultaat. En hoe mooi zou het zijn als – intern én extern – niemand roept: “niemand vertelt mij iets!”?
