Haal buiten naar binnen en andersom: 4 tips om je als een omgevingsbewuste aannemer te gedragen
Het maakt niet uit of je bij Neerlands grootste aannemers in de bouw- en infrasector hoort, of een middelgrote of juist een kleinere speler bent. Het maakt niet uit of je woontorens bouwt, snelwegen doortrekt of nieuwe fietspaden aanlegt. Het maakt ook niet uit of je je projecten dwars door Rotterdam, in VINEX-wijk Leidsche Rijn of buiten de centrumring van Groningen realiseert. Het gaat erom dat je midden in of dwars door de stad bouwt. En dat er mensen last van je krijgen. Of al hebben.
Als opdrachtnemer voor een bouwproject schrijf je mee in de aanbesteding. Omgevingscommunicatie is inmiddels een vast onderdeel van het tenderplan. Als opdrachtnemer weet je immers zelf het beste welke hinder je veroorzaakt, aldus de moderne opdrachtgever. Maar hoe zorg je nu dat die projectomgeving snapt waarom er overlast is? Dat ze je überhaupt begrijpen? Hoe zorg je ervoor dat omwonenden begrip krijgen voor jouw werkzaamheden, en hun bezwaren weggooien? Geen gemakkelijke opgave. Om die vragen te beantwoorden moet je je eigen belangen, je standaardprojectaanpak en je altijd-hetzelfde-bouwmethode vergeten. Kijk van buiten naar binnen, haal de buitenwereld naar binnen in je projectteam. Je bent tenslotte te gast in de projectomgeving!
Zo word je een omgevingsbewuste aannemer (of opdrachtgever):
Verdiep je in je omgeving
Doe een uitgebreide doelgroepenanalyse, waarin je alle betrokken groepen inzichtelijk maakt. Koppel die groepen aan wensen, behoeften en mate van invloed. ‘What’s in it for me?’ is de grote vraag voor iedere aparte doelgroep. Wat is jullie gezamenlijke belang?
Weet wat er speelt in de omgeving, weet wat belangrijk is voor specifieke doelgroepen en weet waar zij mee geholpen worden. Pas daar niet alleen je communicatiestrategie, maar je hele projectstrategie op aan. Hoe je achter deze informatie komt? Ga de straat op! Loop door het gebied, vraag voorbijgangers, monitor het online segment, organiseer een (online) spreekuur en ga bij omwonenden of gebruikers op de koffie! Luister naar ze, laat ze meedenken, participeren.
Denk strategisch na over rollen, kennis en posities van mensen in je omgeving
Maak mensen uit de omgeving belangrijk, geef hen een rol. Gebruik hun kennis, ervaring en connecties. Maak ze tot ambassadeur van je project, laat hen het verhaal vertellen. Ze laten van zich horen. Speel daarop in, en je draait het sentiment in jouw voordeel. Belangrijk voor je omgeving, én voor jouw project. Met medestand bouw je immers makkelijker dan met tegenstand.
Vergeet de techniek!
Jouw omgeving zit niet te wachten op allerlei ingewikkelde technische namen, geavanceerde bouwmethodes en ingewikkelde BIM-modellen. Als gebruiker, omwonende of passant wil je maar een ding weten: waar heb ik last van, wat is de oplossing of maatregel? Oftewel: wanneer kan ik hinder verwachten, hoe kom ik op plaats van bestemming, hoeveel tijd kost me dat? Wil je toch achtergrondinformatie geven (wordt gewaardeerd, maar pas op de tweede plaats)? Zorg dan voor een duidelijk verhaal, in termen die iedereen begrijpt.
Maak je omgevings-/communicatieadviseur het centrale middelpunt van je projectteam
De communicatieadviseur en/of omgevingsmanager in je projectteam is dé schakel tussen buiten en binnen, de spil van het project. Zij bouwt de relatie op met de omgeving, en vertaalt dat wat er buiten leeft naar concrete acties, risicomaatregelen voor het project. Andersom zorgt deze persoon ervoor dat de omgeving begrijpt welke keuzes het projectteam maakt, en waarom. Zet de communicatieadviseur dus centraal in je projectteam (en dus niet: ‘vannacht slaan we heipalen de grond in, en o ja, kun je dat nog even communiceren?’), zo vroeg mogelijk in het proces.
Ben jij toevallig opdrachtgever? Help je aannemer dan! Deel jouw kennis over de omgeving, het project, de issues en de belangen. Werk samen, want samen kun je veel beter inspelen op de wensen en behoeften vanuit de omgeving (en gebruik dan vooral een handige tool als Dialog om alles wat er in de omgeving leeft en speelt vast te leggen). Bundel de krachten, vergeet – heel even – je eigen belangen, maar denk vanuit de belangen van de omgeving. Werk samen! Alleen dan bouw je samen met je omgeving iets prachtigs!
