Projectmanager van één van de grote stationsprojecten van in Nederland: Ad Broeders, projectmanager vanuit ProRail voor Spoorzone Delft. Het project dat het centrum van Delft weer met de rest van de stad verbindt; door de aanleg van een spoortunnel en het verwijderen van het spoorviaduct dat de stad decennia lang doorsneed. We interviewen Ad op de dag dat de spoortunnel precies drie jaar in gebruik is, over zijn aanpak van dit gigantische project.
Kwaliteitsimpuls voor Delft
Ad Broeders heeft zijn sporen verdiend in de spoorsector; als projectmanager van verschillende spoor- en stationsprojecten, waaronder Den Haag HS en de Betuweroute. Praktisch gezien is Ad met zijn team verantwoordelijk voor de stations- en railinfrastructuur; maar voor Ad is het project veel meer dan dat: een enorme kwaliteitsimpuls voor de stad. Ad: “Drie jaar geleden reden er nog 350 treinen per dag op vier meter hoogte dwars door de stad. Nu al is het een vanzelfsprekendheid dat die treinen ondergronds rijden.”
#1: Zet in op een goede relatie met iedereen
De realisatie van Spoorzone Delft duurt nu tien jaar, waarvan Ad er zes jaar bij is. Zes jaar om ervaringen op te doen en te leren. Natuurlijk heeft Ad tips voor collega projectmanagers binnen en buiten de infrasector. “Massa’s,” lacht Ad. De belangrijkste is volgens hem om in te zetten op onderlinge relaties. Ad: “In dit project hebben we bewezen dat de goede relatie met alle betrokken partijen ons ver heeft gebracht. Wij voeren moeilijke discussies met elkaar, maar we komen er altijd samen uit. Natuurlijk zijn we het niet altijd met elkaar eens. Toch hebben we respect voor elkaars standpunten. We begrijpen elkaar, we snappen de belangen. Vandaaruit zoeken we samen naar de beste oplossing voor iedereen.” Is die relatie dan zaligmakend? “Nee, we hebben uiteraard ook een budget aan het project hangen. En met een bouwtijd van tien jaar kan het niet anders dan dat er soms iets tegenzit. Maar vanuit die goede relatie hebben we hetzelfde eindresultaat voor ogen. En zijn we met elkaar bereid extra inspanningen te leveren,” zegt Ad. “Neem nu de indienststelling van de tunnel in februari 2015. Dat was qua planning heel spannend, maar door samen te kijken naar versnellingsmogelijkheden en daar vervolgens voor te gaan, is het ons gelukt,” gaat Ad trots verder.
Met een bouwtijd van tien jaar kan het niet anders dan dat er soms iets tegenzit. Vanuit die goede relatie hebben we toch hetzelfde eindresultaat voor ogen.
#2: Betrek de omgeving
Bouwen in het centrum van Delft betekent dat je te maken hebt met bewoners, ondernemers, studenten, de politiek, verkeersstromen, veiligheid, hulpdiensten enzovoorts. “Vanaf de eerste dag hebben we vol ingezet op omgevingsmanagement en communicatie. Het maakt niet uit hoeveel buren je hebt als project, als je ze maar niet vergeet. We zijn continu met al die betrokkenen in gesprek, informeren en betrekken iedereen via verschillende kanalen. Zo voorkomen we verrassingen over en weer. Binnen de bouwhekken kent het project veel variabelen, maar daarbuiten zeker evenzoveel. Dat maakt het complex. We zoeken continu naar de balans tussen al die variabelen.”
#3: Stuur op kwaliteit vanaf de projectlocatie
Contractueel hebben gemeente Delft en ProRail ingezet op systeemgerichte contractbeheersing. Oftewel: opdrachtnemer Combinatie Crommelijn toont aan te voldoen aan de gestelde eisen. “Vanuit onze eigen organisatie zitten we bovenop het project, letterlijk en figuurlijk. Je wilt weten wat er buiten gebeurt, ter plaatse zijn als dat nodig is. Daarbij: een relatie onderhouden op afstand is mijns inziens onmogelijk,” licht Ad toe. “Kwaliteit is altijd een belangrijk speerpunt, dus daar sturen we op. Zo hebben we frequente stop- en bijwoonmomenten opgenomen in het contract en ligt onze werkplek midden in het projectgebied. Net zo belangrijk is het organiseren van je eigen kritische massa van kennis en expertise. Zo haalden we de landelijke toppers in huis op het gebied van ondergronds bouwen, systeemintegratie en indienststellingsprocessen. Een investering die je dubbel en dwars terugverdient,” vervolgt Ad.
#4: Test de echte systemen voor implementatie
De spoortunnel en het ondergrondse station maken gebruik van veel nieuwe technieken en systemen. Om te voorkomen dat de systemen falen, is het volledige tunneltechnische systeem eerst in Zoetermeer opgebouwd. Geen mock-up. Geen verkleinde versie. Ad: “We hebben de techniek getest en de (calamiteiten)procedures doorlopen. Net zolang tot alles perfect werkte en íedereen weet wat zijn rol is. Eenmaal zover hebben we het hele systeem verhuisd naar Delft.” Een methode die inmiddels, verder doorontwikkeld, ook bij de Rijnlandroute wordt gebruikt. “We hebben na Zoetermeer nog een maand in de tunnel zelf geoefend. De systemen werkten perfect, maar moesten nog wel ingeregeld worden. Dat lukte vrij snel, door de oefenperiode in Zoetermeer hebben we veel storingen voorkomen.
#5: Deel je kennis
Een open deur, maar voor zo’n groot project als Spoorzone Delft extra belangrijk: risicomanagement. Het projectteam van Ad brengt risico’s in kaart op basis van waarschijnlijkheidsanalyses, zodat ze de juiste beheersmaatregelen in kan zetten. Ad: “Belangrijk is om de uitkomsten en de maatregelen met elkaar te delen, transparant te zijn, zodat we elkaar verder kunnen helpen. Ik wil koste wat het kost voorkomen dat iedereen achteroverleunend roept wat er allemaal niet goed gaat. Iedereen heeft een duidelijke verantwoordelijkheid, maar ook de vrijheid om binnen zijn eigen kaders te handelen naar eigen inzicht. Ik hoef alleen het noodzakelijke te weten.”
Ik wil koste wat het kost voorkomen dat iedereen achteroverleunend roept wat er allemaal niet goed gaat.
Het grootste risico? “We bouwden de spoortunnel op krap vier meter uit de gevel van historische panden. De verzakking van de Amsterdamse Vijzelgracht was op dat moment actueel, dus Bouw- en Woningtoezicht stond op scherp. Terecht. We maakten diverse technische analyses, monitorden continu de omgeving, anticipeerden direct op afwijkende waardes en hebben landelijke expertise ingeschakeld. Daardoor is er geen schade ontstaan aan de panden,” licht Ad tevreden toe.
In control
Als projectmanager heb je te maken met verschillende disciplines, een groot aantal stakeholders en keiharde deadlines. Maar Ad deinst daar niet voor terug: “We zijn in control als project, dat stelt me tevreden. We zijn goed georganiseerd, waardoor we proactief kunnen handelen. Natuurlijk gaat niet alles perfect, maar we leren steeds bij. We stonden voor flinke uitdagingen, zowel contractueel, technisch als bestuurlijk. Toch lukte het ons om de grote civiele werken – de spoortunnel, stadskantoor met geïntegreerd station en de parkeergarage – volgens planning in gebruik te nemen,” vertelt de projectmanager trots.
Nog een laatste tip? Ad denkt even na, en noemt er dan drie: “Baseer je op feiten en niet op emoties, besteed aandacht aan het team en ben jezelf. Ik zou niet weten hoe het anders moet, zo ben ik nu eenmaal.”
Foto: Spoorzone Delft/Vincent Basler
