Eerste digitale stationsopening in de geschiedenis
Vorige week publiceerden we het bericht dat station Rotterdam Alexander op 10 juli aanstaande officieel en digitaal geopend wordt, na een verbouwing van zo’n twee jaar. Als projectleider van deze opening vanuit NS (namens RET, gemeente Rotterdam, MRDH, ProRail en De Verkeersonderneming) en communicatieadviseur en omgevingsmanager tijdens de hele bouwperiode ben ik natuurlijk apetrots! Het wordt namelijk een hele bijzondere opening, voor het eerst in mijn carrière en voor het eerst in de geschiedenis wordt een vernieuwd station digitaal geopend! Toch is de weg naar deze bijzondere opening niet zonder uitdagingen.
Van traditionele opening…
Wat begin dit jaar begint als een aanloop naar een ‘traditionele’ opening met een originele handeling – geen rode knop – ligt de organisatie voordat de plannen goed en wel rond zijn ineens stil vanwege corona. Weken gaan voorbij waarin de situatie steeds verandert, en we niet zo goed weten wat nu te doen. De opening uitstellen tot in het najaar? Maar de bouw is voor de zomervakantie klaar! Helemaal geen opening, want in het najaar is het mosterd na de maaltijd? Een vernieuwd station is een feest met reizigers waard! Wel een openingshandeling, maar dan zonder publiek? Juíst voor de reizigers bouwen het nieuwe station, dus zonder hen vieren is geen optie.
…Naar digitaal openen
Je begrijpt, we wikken en wegen. Opnieuw en opnieuw. Tot het moment dat duidelijk wordt dat er tot september geen evenementen plaats mogen vinden en alle tot dusver bedachte plannen definitief de diepvries in moeten. Tot het moment dat ik – een dag na deze persconferentie – De Burgemeesters (het evenementenbureau waarmee we de opening samen organiseren) aan de telefoon heb en we wat heen en weer praten over wat nu te doen. En dan is daar ineens – tijdens dat telefoongesprek – een virtueel plan! Een plan waarin we het station wél feestelijk openen, zonder dat dat de coronamaatregelen ons enorm beperken. Een plan waarin we het station digitaal openen en alle reizigers, omwonenden, betrokkenen en andere geïnteresseerden mee kunnen kijken via een livestream. Een plan waarbij online en offline naadloos in elkaar over lopen.
Een goed idee is geboren. Toch zijn we er nog niet. Want zo’n opening is nieuw. Anders. Out-of-the-box. Spannend. Het vraagt een nieuwe manier van denken van mijzelf als communicatieadviseur, maar ook van het evenementenbureau. Wat vinden mijn communicatiecollega’s ervan? En alle bestuurders? Mijn opdrachtgever? Ik pols voorzichtig hier en daar. Wat blijkt? Veel mensen zijn enthousiast en tijdens een stuurgroepvergadering hakken we met elkaar de knoop door. We gaan ervoor! Niks uitstellen tot september, de opening is nog voor de zomervakantie!
Uitvoering
En dan begint de tijd ineens te dringen. Gelukkig presteren een aantal van ons het beste onder (tijds)druk, dus er is nog niks aan de hand. Sinds dat heuglijke moment in de stuurgroep passeren nog wat plannen de revue. Toffe ideeen, zeker digitaal, maar niet perse in de zomer. De basis staat al snel, maar hoe houd je het interessant voor de kijker? Wat is – als je online mee kijkt – een goede lengte voor zo’n openingshandeling? Hoe zorg je dat online en offline elkaar versterken? Het is een nieuwe manier van openen en dus weten we geen van allen precies wat de beste aanpak is. Hoe pakken dingen uit? Hoe betrekken we iedereen bij de opening? Wat kan er binnen de geldende coronamaatregelen met media? Wat als dit, wat als dat? We brainstormen, overleggen, stemmen af en schaven bij.
Ben jij er bij?
10 juli komt inmiddels snel dichterbij, nog anderhalve week. De coronamaatregelen zijn straks versoepeld, wat het allemaal nét iets makkelijker maakt. De plannen zijn rond, de ideeën zijn uitgewerkt, de scripts zijn geschreven en de draaiboeken komen eraan. Met elkaar tellen we af naar 10 juli, strepen we de acties stuk voor stuk af. Ik kijk er naar uit! Kijk jij live mee?
Foto: Gerrit Serné
