Hoe profileer je jouw organisatie in een samenwerkingsproject?
Gebiedsontwikkeling of complexe, binnenstedelijke bouwprojecten, niemand bouwt ze alleen. Er zijn áltijd meerdere partijen bij betrokken. Meerdere financiers, gedeeld opdrachtgeverschap en ongetwijfeld verschillende deelprojecten. Als gebruiker van die jarenlange bouwplaats wil je maar één ding weten: hoe kom ik zo snel mogelijk naar mijn bestemming? Dat betekent dat het de buitenwereld niet interesseert wie verantwoordelijk is voor de verbouwing. Hoe kun je jouw organisatie – met dit in je achterhoofd – in zo’n samenwerkingsproject tóch profileren?
Vergeet de diverse belangen van je externe stakeholders, je omgeving, niet!
Met meerdere partijen in een project krijg je als projectmanager of communicatieadviseur te maken met verschillende, soms tegenstrijdige belangen. Belangen in het kader van tijd, geld en scope, of bijvoorbeeld belangen in het kader van omgeving, naamsbekendheid en zichtbaarheid. Vergeet daarbij ook de diverse belangen van je externe stakeholders, je omgeving, niet! Als opdrachtgevende partij(en) wil je je naam verbinden aan zo’n complexe ontwikkeling. En als opdrachtnemer deel je natuurlijk met trots dat jij dat project mag realiseren. Is een grote logoparade dan de oplossing om iedereen te profileren? Of zijn er betere manieren om je als betrokken partij in de kijker te spelen?
Stap 1: Samenwerken en samen werken
Ja die zijn er zeker! Maar wat veel belangrijker is in zo’n complexe binnenstedelijke omgeving is de onderlinge samenwerking van al die partijen. Investeer daarin! Grote projecten duren altijd langere tijd. Dat betekent dat je maanden, misschien wel jaren, samenwerkt en samen werkt aan hetzelfde doel. Zorg dus dat iedereen datzelfde doel voor ogen heeft, gelooft in dat gezamenlijke doel. En zorg vervolgens dat je elkaar leert kennen, elkaar leert begrijpen en dat je snapt wat voor die ander belangrijk is. Binnen je eigen projectteam, maar ook binnen het totale samenwerkingsverband. Ieders rol is daarin belangrijk. Ga vervolgens sámen aan de slag met de uitdaging waar jullie samen voor staan.
Stap 2: Verschillende belangen naar hetzelfde doel
Oké, je hebt dus allemaal hetzelfde doel voor ogen. Maar je hebt niet allemaal hetzelfde belang. Binnen projectteams bestaan al verschillende belangen; want waar je als projectmanager wilt bouwen binnen je planning en budget, is een goede relatie met de buitenwereld voor de omgevingsmanager juist weer belangrijk, met bijbehorende, misschien wel duurdere, bouwmethoden. En waar voor ene partij ouderwets heien de beste oplossing is in het kader van snelheid en geld, wil een andere partij voor zijn omwonenden dat die palen liever de grond in gedraaid worden, ook al is dat duurder en langzamer. Haal al die verschillende belangen naar boven en leef je in in de ander en zijn belangen. Probeer vervolgens al die belangen te begrijpen en in de juiste – politieke, economische, sociale, culturele of technologische – context te plaatsen. Pas dan kun je de koers bepalen, de strategie uitstippelen.
Stap 3: Strategie bepalen
Heb je alle belangen inzichtelijk gemaakt? Bepaal dan samen de strategie voor het hele project of de hele gebiedsontwikkeling. Daaruit volgt dan de communicatiestrategie. Kies er – in het belang van je doelgroepen, de gebruikers – voor om uit één naam, één afzender en in één (nieuwe, overkoepelende) huisstijl te communiceren. Wel zo duidelijk, anders ziet die gebruiker door de bomen niet meer in welk bos hij beland is. Dat doet weinig goeds voor je échte boodschap, wat direct invloed heeft op de reputatie van het project of de betrokken opdrachtgevers. Dat betekent overigens niet dat er nergens ruimte is voor de individuele organisaties.
Strategie bepaald? Verdeel dan het gebied en de bijbehorende werkzaamheden, activiteiten en mijlpalen over de betrokken partijen, op basis van ieders verantwoordelijkheid of investering. Is jouw organisatie verantwoordelijk voor de herinrichting van de openbare ruimte? Dan communiceer jij alleen daarover. Heeft jouw organisatie opdracht gegeven voor de wegomlegging? Dan is de communicatie daarover jouw verantwoordelijkheid. Ga jij over de nieuwe winkelplint? Dan is dat jouw onderwerp. Daarnaast vertel je samen het grote geheel: die gebiedsontwikkeling of het totale project.
Gun elkaar hierin de ruimte, geef iedereen de kans om zijn organisatie te profileren op zijn eigen onderdelen. Geven en nemen. Binnen die ene afzender en die ene huisstijl, dat dan weer wel. Het moet tenslotte wel overzichtelijk blijven voor je omgeving. Vergeet ook niet om deze strategie vooraf met je achterban af te stemmen en vast te leggen. Alleen dan kun je nog jaren vooruit zonder gedoe!
Stap 4: Aan de slag
Als de overkoepelende strategie vastligt en de uitgangspunten bepaald zijn, kun je op basis daarvan met je eigen, ondersteunende (communicatie)plan en de uitvoering daarvan aan de slag. Oftewel: hoe ga jij de communicatie inrichten van jouw onderdelen, passend binnen de totale strategie? Focus je daarbij vooral op de behoefte van je doelgroepen en de relatie met hen.
Hoewel de gebruiker van jouw projectgebied vooral wil weten waar hij aan toe is, en niet zit te wachten op een logoparade, kun je jouw organisatie in een samenwerkingsverband prima profileren. Bepaal vooraf goed hoe je dat met elkaar doet, en welke ruimte iedereen heeft. Stem regelmatig met elkaar af, en gebruik de ruimte allemaal op dezelfde manier. Vergeet niet om regelmatig met elkaar te evalueren en te onderzoeken of je samen moet bijsturen. Ga er samen voor en verlies het gezamenlijke doel niet uit oog. Succes!
