Zet je stakeholders centraal in je project in 4 stappen
Het gaat slecht met de hoeveelheid beschikbare woningen midden in de stad (te weinig), en als we niets aan de mobiliteit van, naar en in de stad doen, slibben de steden dicht. Dat is goed voor onze sector, want het betekent dat er veel gebouwd gaat worden komende jaren. Die herinrichting van de stadscentra is reeds ingezet, want in welke stad je ook komt, je ziet bouwkranen ‘all-over-the-place’. Je bent dus niet de enige.
Niet de enige die er bouwt, maar vooral niet de enige die er actief is. In de stad wonen, werken en winkelen mensen. Allemaal (groepen) mensen, ‘stakeholders’, met botsende belangen. Waar een gebruiker overdag geen hinder wil ervaren van jouw werkzaamheden, wil een omwonende dat niet ’s nachts. Ieder belang is een potentieel risico voor je bouwproject. Niet alleen tijdens de realisatie, ook – of misschien wel juist – in het voortraject. Stakeholders die niet bekend zijn bij het projectteam, worden niet betrokken. Mensen die wel een belang hebben, maar niet betrokken worden, voelen zich niet serieus genomen en niet gerespecteerd. En dat bepaalt hun houding tegenover jouw project.
Goed nieuws! Op belangen die je kent, kun je vroegtijdig inspelen. En een risico dat bekend is, is te managen! Daarvoor moet je wel je projectomgeving kennen. Dus zet je stakeholders centraal en maak samen met hen je project tot een succes!
Stap 1: Analyseer je projectomgeving
Breng met het projectteam je projectomgeving in kaart in een omgevingsanalyse (of stakeholdersanalyse). Dat doe je door iedereen die op wat voor manier met jouw project te maken heeft te benoemen: bewoners, winkeliers, politici, OV-reizigers, toeristen, ‘collega’s’ van raakvlakprojecten, de opdrachtgever. Niet alleen nu, maar ook later in het bouwtraject. Kijk niet alleen naar de omgeving buiten je bouwterrein, maar zeker ook naar je interne organisatie. Bedenk welke belangen al die verschillende stakeholders hebben, en hoe die belangen een risico kunnen vormen voor jouw project.
Stap 2: Toets je eigen omgevingsanalyse
Nu je een overzicht hebt van de verschillende stakeholders, hun belangen en mogelijke projectrisico’s, toets je of je al die belangen goed hebt ingeschat. Ik schreef het al eerder: Ga de straat op ! Onderzoek in de praktijk of jouw gedachten en bevindingen kloppen. Dat is gelijk het begin van een langdurige relatie. Vindt stakeholder X belang Y echt het belangrijkst? Of spelen er andere dingen mee – waar jij als nieuwkomer in de omgeving niets van weet – maar die veel zwaarder wegen? Wellicht is een bepaalde stakeholder na jouw onderzoek belangrijker geworden? Stel je omgevingsanalyse daar op bij.
Stap 3: Bepaal de strategie
Iedereen met een belang kan invloed – positief of negatief – uitoefenen op jouw project . Dat vraagt om een gedegen strategie: hoe realiseer je jouw project zo dat geen enkele stakeholder zich geroepen voelt om negatieve invloed uit te oefenen? Zet je omgeving, de bijbehorende belangen en risico’s centraal en baseer daar je projectaanpak en bouwmethoden, risicomaatregelen en communicatiestrategie op.
Maak je stakeholders onderdeel van je project, neem ze mee in het proces en ze worden naast stakeholder ook ambassadeur.
Stap 4: Begin opnieuw
Je hebt je strategie bepaald, de uitvoering is gestart en je hebt regelmatig contact met je omgeving. Besef dat je projectomgeving verandert in de loop van de tijd. Omdat een project meerdere jaren duurt, maar ook omdat je project verschillende fases doorloopt, met verschillende soorten werkzaamheden, hinder en uitdagingen. Dat betekent dat de belangen van je stakeholders kunnen veranderen. Dat er andere risicomaatregelen nodig zijn. Of dat je je communicatie- en stakeholdersaanpak moet bijsturen. Toets dus regelmatig of je omgevingsanalyse nog klopt, en stel hem bij waar nodig.
Het resultaat?
Je zult zien dat als je luistert naar de belangen van alle verschillende stakeholders en hiernaar handelt, je een goede relatie opbouwt met hen. Dat versoepelt het bouwproces, vanaf het eerste ontwerp tot aan de ingebruikname. Je moet er toch niet aan denken dat die geldschieter zich terugtrekt omdat je zijn financiële belang uit het oog verliest? Of dat je een discussie krijgt met je opdrachtgever, omdat je de omwonenden niet serieus neemt? Of dat een huurder je een boete oplegt wegens vertraagde ingebruikname, simpelweg omdat je vergeten bent zijn planning op de jouwe af te stemmen? Zet je stakeholders centraal, en je projectrealisatie wordt een eitje!
